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Novità: Etichette custom per prenotazioni e preventivi

Guardate il video esplicativo.

E’ possibile definire delle etichette (per esempio “Da pulire a fondo”, “Da fatturare all’azienda”, “Cliente difficile”, “Riferito da amici”, etc…) che potete associare a prenotazioni e preventivi per una migliore categorizzazione.

Ogni struttura può definire etichette personalizzate, a seconda delle proprie necessità.

Al momento non vengono utilizzate nei report e liste, ma sono solo visualizzate quando si apre una prenotazione o un preventivo. A breve le inseriremo anche nei filtri dei report e nelle liste.

Verificate se le nuove funzionalità possono essere di vostro interesse! Nel dubbio, contattateci.

Novità – Creare le prenotazioni dai preventivi

Dopo aver creato un preventivo, è ora possibile, una volta ricevuto l’ok del cliente, creare le prenotazioni all’interno del tableau. Questo comporta due vantaggi:

1) Risparmiamo tempo
2) Tracciamo la relazione tra preventivi e prenotazioni convertite e questo ci dà la possibilità in futuro di fare delle statistiche sulla conversione dei preventivi dai vari canali

Come fare?

Quando avete il preventivo salvato con la o le proposte al cliente, è sufficiente compilare i dati del cliente all’interno della proposta (se non l’avete già fatto) selezionare il checkbox sulla proposta e cliccare su “Trasforma in prenotazione”.

La o le prenotazioni corrispondenti verranno create.

Di fianco alla proposta, all’interno del preventivo, appare il numero della prenotazione creata e due icone che servono per entrare nel dettaglio della proposta oppure andare al tableau con le date già impostate come nel preventivo.

Usare i preventivi per i gruppi

I preventivi, con questa nuova funzionalità, possono essere anche utilizzati per inserire velocemente le prenotazioni di gruppo, con i rispettivi nomi oppure con un nome singolo del capo gruppo, e poi crearle tutte in un colpo solo. Tutte le prenotazioni verranno “connesse” come se fossero un unico gruppo.

Inserimento clienti…

Creazione prenotazioni…

Vista sul tableau…

In nomi dei clienti reali possono essere poi inseriti all’arrivo.

Questa è una funzionalità su cui stiamo puntando molto e alla quale faremo ulteriori migliorie nel futuro prossimo (come per esempio la possibilità di modificare un gruppo di prenotazioni direttamente dalla scheda preventivo).

Opzioni per preventivi

E’ possibile specificare in un preventivo:

  • Se stampare nella mail le policy di cancellazione
  • Se la policy di cancellazione è in valore assoluto o percentuale

  • Se il prezzo debba essere espresso in totale, giorni o settimane

Tutte queste opzioni sono impostabili sia nel singolo preventivo (sezione opzioni) che nelle impostazioni (sezione preventivi).

Inviate mail in automatico e …

Vorremmo fare in modo che tutti utilizzino una funzionalità molto utile del PMS: la possibilità di inviare email in automatico direttamente dal gestionale, con i dati dei clienti e delle prenotazioni pre-impostati. Per esempio per conferme prenotazioni, richieste ora di arrivo, avviso di carta di credito non valida, conferme di bonifico ricevuto, etc…

Per far questo abbiamo bisogno che i nostri sistemi possano inviare e-mail da parte della vostra struttura (tramite Amazon AWS SES, il sistema che utilizziamo per le email automatiche). Molte strutture già lo fanno e sono configurate. Altre vorremmo aggiungerle.

Riceverete nei prossimi giorni una mail da Amazon AWS che vi chiederà di cliccare su un link per consentirci di inviare e-mail dal vostro indirizzo. Vi chiediamo di farlo oppure, se avete dubbi, di contattarci per richiedere maggiori informazioni.

Vorremmo anche fare delle sessioni uno-a-uno con le strutture per mostrare come si usa vantaggiosamente questa funzionalità.

… fate preventivi al volo!

Inoltre stiamo per lanciare, sempre collegato al sistema di email in automatico, una nuova funzionalità che vi consentirà di fare un veloce preventivo al cliente direttamente dal tableau, e di inviare una mail di preventivo con un link alla gallery di foto della camera proposta. Questo sistema ha (almeno!) due vantaggi:

– Si perde pochissimo tempo per fare un preventivo
– Si può monitorare quanti preventivi (per esempio da un determinato portale) si trasformano poi in prenotazioni.

Naturalmente, una volta confermato il preventivo, diventa una prenotazione con un click!