GDPR – Blog Quovai: Turismo, digitale e sostenibilità

Alloggiati Web: i cambiamenti arrivano!

AGGIORNAMENTO

A partire dal 12 gennaio 2022 (18.01.22), ci saranno dei cambiamenti al sistema Alloggiati Web secondo quanto riportato dalla Gazzetta Ufficiale. I cambiamenti sono:

1. Nuova regola sui soggiorni inferiori alle 24 ore:

All'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle ventiquattro ore, la comunicazione dei dati alla Questura dovrà essere effettuata entro le 6 ore successive all'arrivo, anziché entro 24 ore dall’arrivo.

ENTRO LE 24 ORE
L’ospite arriva alle 15:00 del 15 gennaio 2022 e rimane 5 notti
TRASMISSIONE DATI ALLOGGIATI WEB entro 24 ore dall’arrivo

ENTRO LE 6 ORE
L’ospite arriva alle 23:00 del 15 gennaio 2022 e rimane 1 notte
TRASMISSIONE DATI ALLOGGIATI WEB entro le ore 05:00 A:M. (23:00 + 6 ore) del 16 di gennaio

2. Nuova modalità di accesso al portale Alloggiati Web:

L'accesso al portale verrà effettuato tramite: una login che identifica univocamente la struttura ricettiva, una password di accesso modificabile dall'utente ed un codice richiesto dall'applicazione e valido solo per una sessione di lavoro (one time password - OTP).

Per avere le credenziali?

I gestori delle strutture ricettive devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente. Le predette credenziali devono essere utilizzate personalmente dai gestori delle strutture ricettive o essere consegnate ad un soggetto identificato, appositamente incaricato della trasmissione, con le pertinenti istruzioni.

Per la mia certificazione digitale – cosa succede?

Le strutture ricettive che alla data di entrata in vigore del decreto sono abilitate alla trasmissione dei dati attraverso la certificazione digitale possono continuare a trasmettere con tale modalità fino alla scadenza di validità del certificato digitale.

Difficoltà tecniche nella trasmissione – come mi comporto?

Nei casi in cui sussistano problematiche tecniche al portale web che impediscano la trasmissione delle comunicazioni con mezzi informatici è possibile comunicare le schedine tramite posta elettronica certificata (PEC) o tramite fax conservando le relative copie di trasmissione.

3. Conservazione delle ricevute di avvenuta comunicazione dei dati e protezione dei dati personali (GDPR):

Le strutture ricettive sono tenute alla cancellazione dei dati digitali trasmessi e alla distruzione degli elenchi cartacei trasmessi alla Questura non appena generata da parte del sistema la ricevuta di avvenuta comunicazione dei dati (formato PDF), che deve essere conservata per la durata di cinque anni.

Caveat: il nuovo sistema è in arrivo da gennaio 2022 ma sinora i produttori di gestionali non hanno ricevuto le specifiche tecniche per potersi preparare.

Nuova funzionalità: Decidete chi può vedere e modificare i dati, i report e i documenti sul vostro sistema

Il GDPR afferma che i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali”. (L’art. 5, par. 1, lett f del Regolamento 2016/679 – integrità e riservatezza).

Se volete fare in modo che gli utenti della vostra reception abbiano accessi limitati sul gestionale Quovai ora potete farlo. Di seguito spieghiamo come.

L’utente che è designato come amministratore della struttura può recarsi nel menu Personale / Utenti:

E modificare il login dell’utente a cui si vogliono assegnare diritti particolari:

Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità:

Gestione
Vede, modifica ed elimina gli oggetti (necessaria per tutti gli operativi)

Configurazione
Modifica la configurazione di aziende, strutture, tipi di camere, tariffe, etc… (utile per il proprietario)

Tableau
Vede e agisce sul tableau (utile per tutti tranne gli amministrativi puri)

Listino
Vede e agisce sul listino (utile per chi si occupa di prezzi)

PS & Istat
Crea il file delle notifiche e dell’Istat (utile per la reception)

Messaggi email
Permette di inviare comunicazioni email (utile per la reception e la proprietà)

Reports di base
Permette di vedere i report operativi (utile per la reception)

Report completi
Permette di vedere tutti i report (utile per la proprietà)

Fatturazione di base
Permette di vedere le fatture e ricevute attive (utile per la reception)

Fatturazione completa
Permette di vedere le fatture passive (utile per la proprietà e amministrativi)

Accesso completo
Permette l’utilizzo di tutte le funzioni (consigliato solo per proprietà e operatori di alto livello)

Da prendere in considerazione…

Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il “tableau” visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login “esterni” da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.

Attenzione

La funzionalità viene rilasciata con tutti i login impostati ad “Accesso completo” per garantire la piena operatività dei login esistenti. E’ responsabilità delle strutture di modificare il profilo dei vari login o, in caso non sia chiaro l’utilizzo, di chiedere all’assistenza di modificare il profilo dei login che si desidera limitare.

Altro riferimento:

Nuova funzionalità: Nuovi livelli di accesso (“privacy by design”)

GDPR 3: Email marketing

In questi giorni, lo scandolo del Cambridge Analytica sta travolgendo il mondo occidentale con la rivelazione della raccolta dei dati di 50 milioni di persone. Adesso è opportuno studiare la situazione per quanto riguarda l’email marketing alla luce del GDPR (il nuovo Regolamento sulla privacy che sostituirà il vecchio Codice della Privacy) che entrerà in vigore il prossimo 25.05.18. Come dice Il Sole 24 Ore, il GDPR “sarà un autentico terremoto per chi si occupa di raccolta dati nei Paesi europei”.

Siamo sicuri che inviate regolarmente email promozionali utilizzando gli indirizzi che avete raccolto dai vostri ospiti nel corso degli anni. Questa è una pratica molto comune e si chiama email marketing. Ora con il GDPR (Recital 32), è richiesto il “consenso”.

Il consenso dovrebbe essere dato da un chiaro atto affermativo che stabilisce un’indicazione libera, specifica, informata e inequivocabile dell’accettazione dell’interessato al trattamento dei dati personali che la riguardano … Il silenzio, le caselle pre-spuntate o l’inattività non dovrebbero pertanto costituire un consenso.

Ciò significa che è necessario ottenere il consenso opt-in e, inoltre, è necessario conservare tale prova (secondo Articolo 7 del GDPR). In teoria, tenere le prove implica sapere: chi ha acconsentito, quando ha acconsentito, a ciò che è stato detto al momento del consenso, come ha acconsentito (sul sito web, al checkout, al telefono, tramite un modulo Facebook ecc.) e se ha revocato il consenso.

È importante notare che questo non è solo un esercizio lungimirante, ma anche retrospettivo*. Però qui ci concentriamo sugli indirizzi email non ancora in vostro possesso:

1) Per l’e-mail marketing, assicuratevi sul proprio sito web di avere un chiaro messaggio di consenso per i potenziali abbonati:

Accetto che l’hotel X possa raccogliere e utilizzare i miei dati personali che ho fornito gratuitamente.
⁲ Vorrei iscrivermi per ricevere materiale promozionale.
⁲ Preferirei non registrarmi per ricevere materiale promozionale.

2) Ricordatevi che un’email promozionale deve contenere un’opzione per annullare l’iscrizione e una procedura di accompagnamento per disattivare l’iscrizione che è semplice ed amichevole.*

Se avete identificato che i vostri dati e le vostre mailing list non soddisfano gli standard GDPR, pensate a creare una campagna di re-autorizzazione (re-permissioning). Contattaci in caso di necessità!

GDPR 1: I diritti degli interessati

Come abbiamo descritto in un precedente post, dal 25 maggio 2018 entrerà in vigore il nuovo Regolamento (2016/679) sulla protezione dei dati personali.
«Dati personali»: sono qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»).

Il link al Regolamento può essere trovato qui e l’infografica può essere consultata qui. Il Regolamento si basa su principi chiave per garantire maggiore diritti ad ogni singolo cittadino e si applica ad ogni trattamento che ha ad oggetto dati personali e a tutti i titolari (controller) e responsabili (processor) del trattamento.

Il GDPR classifica una seria di dati come nome, email, indirizzo, ubicazione, indirizzo IP e comportamento online come dati personali. Pertanto, voi in qualità di proprietario di un hotel, state elaborando dei dati personali degli interessati come titolari. Secondo il GDPR, l’interessato ha determinati diritti sui suoi dati che devono essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente nel loro confronto.

Diritti degli interessati:
Diritto di accesso … L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano. Quindi se viene richiesto (con una verifica prima da voi dell’identità dell’interessato) è necessario fornire all’interessato una copia dei suoi dati personali (gratuitamente). La risposta fornita all’interessato non deve essere solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre a utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.

Diritto di rettifica … L’interessato ha il diritto di ottenere da voi senza indebito ritardo la rettifica dei dati personali inesatti (entro 1 mese dalla ricezione della conferma dell’identità dell’interessato). Altrimenti potete essere soggetti a una violazione del Regolamento.

Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) … L’interessato ha il diritto di avere i suoi dati personali cancellati senza ritardo (entro 1 mese dalla ricezione della conferma dell’identità dell’interessato) e voi avete l’obbligo di cancellarli anche senza ritardo.