Fatturazione elettronica, tutto quello che dovete sapere per gestirla con Quovai PMS (episodio I)

Questa è la prima di una serie di mail con le quali cercheremo di chiarire alcuni punti chiave sulla fattura elettronica con Quovai PMS. Altre mail seguiranno. Vi chiediamo naturalmente un feedback per capire se ci sono alcuni punti che abbiamo tralasciato o che dobbiamo chiarire meglio.

Innanzitutto: ci sarà la fatturazione elettronica? 

Probabilmente sì… anche se ultimamente il parere negativo del Garante per la Privacy e una richiesta da parte di una forza politica di rallentare il processo di adozione ha fatto pensare che si potesse arrivare ad un rinvio.
Noi, in ogni caso, ci stiamo preparando come se tutto dovesse partire regolarmente il 1° gennaio (cosa che noi riteniamo ancora la più probabile).

Cosa succederà praticamente con la fatturazione elettronica?

Nella sezione del gestionale dove emettete le fatture, quando confermerete (cioè “emetterete”) la fattura, Quovai PMS la invierà automaticamente al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. L’invio potrebbe essere immediato (se non ci sono problemi tecnici) o potrebbe essere ritardato in un secondo momento (se dovessero esserci problemi tecnici). Dal vostro punto di vista cambia soltanto il fatto che la fattura, dopo essere stata correttamente inviata all’agenzia dell’entrate, non è più modificabile né cancellabile (l’unico modo di annullarla diventa a quel punto una nota di credito, cosa che il nostro sistema non prevedeva sino ad oggi ma che verrà implementata dal 1 gennaio 2018).

Come vedrò se una fattura è stata correttamente inviata?

Nella lista delle fatture (la stessa che avete a disposizione anche oggi), apparirà una nuova colonna “Stato invio” che vi informerà sullo stato dell’invio della fattura. Se la fattura sarà già stata inviata non ci sarà nulla da fare. Se invece la fattura non sarà stata ancora inviata si potrà eliminarla. Il sistema ritenterà l’invio automaticamente ogni 3 ore. Ulteriori informazioni sullo stato dell’invio sono disponibili nel dettaglio del documento facendo doppio click sulla singola fattura dalla lista dei documenti. In caso vi sia qualche azione da compiere da parte vostra avrete a disposizione uno o più bottoni per attivare l’azione necessaria.

Devo comunicare qualcosa all’agenzia entrate o ai miei fornitori?

Ai fornitori potrete comunicare un codice alfanumerico di 7 cifre/caratteri che vi forniremo all’inizio di dicembre 2018. Questo codice verrà probabilmente salvato nei gestionali dei vostri fornitori e utilizzato quando dovranno inviare una fattura. Allo stesso modo, se non avete una pec, vi consigliamo in ogni caso di dotarvi di una pec per questo scopo (la fattura elettronica) e per altre comunicazioni con la PA. Se avete qualche dubbio sulla PEC in generale e come dotarvi di tale strumento, consultateci. Il costo della PEC (per esempio su Aruba) è di circa 5€ all’anno (ed il servizio è ottimo).

Devo richiedere dati particolari ai miei clienti?

Ai clienti a cui vorrete emettere una fattura dovrete chiedere (oltre ai dati attuali, Ragione Sociale, Indirizzo, Cap, Città, Partita IVA) anche uno dei due dati necessari per inviare una fattura elettronica. Quindi o a) il codice identificativo o b) la pec (ancora meglio tutti e due). Senza uno di questi due dati non sarà possibile emettere una fattura elettronica. I dati verranno salvati direttamente in anagrafica cliente sotto la sezione “Dati fiscali”.

Per quanto tempo verranno conservate le fatture?

Le fatture elettroniche emesse tramite il nostro sistema verranno conservate tramite il servizio di conservazione sostitutiva per un periodo di 10 anni e avrete a disposizione in qualsiasi momento un’interfaccia dedicata (esterna al nostro gestionale) per consultarle. Le credenziali per accedere a tale interfaccia vi verranno fornite non appena sarà partito il servizio (gennaio 2018).

Cosa faccio se per caso non riesco ad emettere una fattura elettronica?

Nessun problema, la fattura viene emessa normalmente e i nostri sistemi cercheranno di inviarla al SDI non appena possibile. In caso di problemi, potete contattarci (soprattutto all’inizio potete immaginare come saremo “sul pezzo”) all’indirizzo supporto@quovai.com, al numero di telefono che avete sicuramente a disposizione e tramite la chat del gestionale.

Posso emettere fatture attive e ricevere fatture passive (di fornitori) con Quovai PMS?

Certamente. Sarà sufficiente comunicare ai vostri fornitori il codice identificativo che vi comunicheremo all’inizio di Dicembre. Sia le fatture attive, che quelle passive saranno esportabili in xml per il vostro commercialista.

Altre domande?

Non esitate a contattarci all’indirizzo supporto@quovai.com.