Novità: la nuova versione della nostra PMS è pronta

La nuova versione della nostra Property Management Suite (PMS+) è pronta: è iniziato il programma di beta test dedicato a un numero limitato di strutture.

Il nostro calendario di rollout
Dal 1 luglio 2020 abbiamo testato la nuova versione internamente adeguando la gestione dello schermo alle varie modalità di accesso (PC, tablet e smartphone) che non erano previste dalla versione precedente, che ha vissuto e servito molte strutture per oltre dieci anni.

Dal 1 settembre 2020 è iniziata la seconda fase, che durerà per tutto il mese di settembre: le strutture coinvolte nel programma di test utilizzeranno la nuova versione senza vedersi precluso l’accesso alla precedente e potranno così influenzare lo sviluppo della dashboard e dei nuovi strumenti di gestione.

Dal 1 ottobre 2020, una volta terminata la fase di test degli utenti selezionati, tutti potranno utilizzare la nuova versione di Quovai; la versione precedente sarà accessibile sino al 31 dicembre 2020. La nuova versione vi offrirà nuovi tool di analisi dei dati, migliorie nella user experience e una maggiore efficienza nel recupero dei dati che vi saranno presentati sullo schermo. I nuovi strumenti saranno disponibili solo nella nuova versione; sulla versione precedente non verranno fatte modifiche né altri interventi tecnici.

Dal 1 gennaio 2021 la vecchia versione verrà dismessa e sarà possibile usare solo quella nuova.

Alcuni dei vantaggi immediati della nuova versione:

  • abbandono della doppia autenticazione
  • migliore user experience per utilizzo su smartphone e tablet
  • utilizzo di un numero maggiore di parametri nella definizione dei piani tariffari (max stay, release e release inverso)

Alcuni dei vantaggi dal 31 ottobre

  • collegamento diretto con Servizio Alloggiati – Polizia di Stato
  • potenziamento dei grafici nella reportistica
  • segmentazione dinamica dei report

Partecipa anche tu al test di Quovai PMS+

Hai ricevuto questa email perché vorremmo che tu partecipassi al periodo di test della nuova versione di Quovai PMS+.

I tuoi suggerimenti e le tue considerazioni saranno presi in considerazione per migliorare l’interfaccia utente e dunque tu potrai influire sulla realizzazione dello strumento che utilizzerai per gestire la tua struttura. Avrai cosi a disposizione un software che sarà in grado di soddisfare meglio le tue esigenze nella gestione e nella reportistica.

Rispondi a questa mail con “voglio partecipare al test di Quovai PMS+” e ti invieremo le credenziali con cui accedere al sistema

Novità: Opzioni camera (setup) nel report housekeeping

Opzioni camera (setup) nel report housekeeping

Nel report housekeeping vengono ora mostrate le opzioni camera (Gestione > Opzioni camera) anche dette setup o configurazione camera.

Tali opzioni possono essere impostate sulla prenotazione.

Nel report vengono ora mostrate anche le età dei bambini.

Novità: Protezione spostamenti

Nuova funzionalità di Protezione Spostamenti

Innanzitutto ricaricate cortesemente l’app cliccando sul logo Quovai.

Ora il sistema, quando spostate una prenotazione, verifica che le tipologie siano coincidenti e vi avvisa in caso contrario chiedendovi conferma dello spostamento.

E’ arrivato il check-in mini!

Risparmia tempo e fai accettare online le tue condizioni di vendita, il tuo regolamento, il protocollo Covid e l’informativa Privacy.

Che cos’è il check-in mini?
Esattamente come quando invii l’invito a effettuare il check-in online per snellire le pratiche del check-in, adesso puoi invitare il tuo ospite anche solo ad accettare le tue condizioni di vendita, il tuo protocollo covid, l’informativa sulla privacy, e anche l’iscrizione alla tua newsletter.

Si tratta di una parte del check-in, qualora non fosse riuscito a effettuare il check-in completo. Ecco cosa dovrà convalidare, per semplificare le operazioni:

                  
Una volta arrivato in struttura, dovrà solo consegnarti i suoi documenti per la registrazione. L’accettazione dei regolamenti e consensi sarà già stata effettuata online.

Come funziona?
E’ semplicissimo: come per il check-in completo, invia al tuo ospite, direttamente dalla prenotazione, l’invito al check-in online MINI. Si tratta solo di attivare qui la funzione check-in online mini:

Ricordati di abilitare questa comoda funzionalità nella configurazione della tua proprietà su Quovai. Nel menù principale, clicca su Configurazione e poi Struttura. Abilita il check-in online mini qui:

Non stai ancora sfruttando la funzione check-in online?

Novità – Check-in online più configurabile e privacy

Novità: Inviare dal PMS con un solo click una fattura al tuo cliente 

Ecco una funzionalità semplice e comoda che ti consente di inviare in pochi istanti una tua fattura via mail, direttamente dal gestionale, così come invii già preventivi e comunicazioni ai tuoi futuri ospiti.

Non hai ancora attivato la fatturazione elettronica da Quovai? Chiamaci, la attiviamo subito!

Come inviare una fattura via mail da Quovai?

Troverai questa nuova funzionalità nel menù DOCUMENTI > Fatture emesse.
Cliccando sul nuovo bottone Email, dopo aver selezionato la fattura che devi inviare, automaticamente la tua fattura viene inviata all’indirizzo email del cliente.

NOTA BENE:
1/ L’invio di comunicazioni direttamente dal tuo gestionale va configurato. Hai mai inviato un preventivo o una conferma di prenotazione da Quovai? Se non lo hai mai fatto, contattaci. Ti aiuteremo ad attivare questa comoda funzionalità.

2/ Puoi tu stesso personalizzare il contenuto delle tue comunicazioni, nel menù CONFIGURAZIONE > carica valori predefiniti. Seleziona Fattura nel menù a tendina sotto “Messaggio da caricare”, e clicca su Carica valori predefiniti. Torna nel menù CONFIGURAZIONE > modelli. Qui hai la possibilità di modificare i messaggi standard e personalizzarli.

3/ Per poter inviare la fattura via mail, bisogna verificare che l’indirizzo email del cliente sia effettivamente registrato. Per verificarlo, recati nel menù GESTIONE > clienti. Digita il nome del cliente in questione, e controlla che la sua scheda sia completa di indirizzo email.

Novità: Report cash-flow 

Nulla di trascendentale, ma …mancava, molti l’hanno richiesto e alla fine c’è: un report per vedere il dettaglio giornaliero dei pagamenti ricevuti diviso per carta elettronica (credito/bancomat), contanti, bonifici e (si usano ancora?!) assegni.

Dal menu Reports scegliete Documenti e poi scegliete il tipo di report Cash-flow:

indicate il periodo e vedrete il dettaglio di tutti i documenti emessi con la divisione per metodo di pagamento e il totale.

Verificate se le nuove funzionalità possono essere di vostro interesse! Nel dubbio, contattateci.

Novità: Regolamento struttura in check-in online

Ora è possibile, oltre al protocollo COVID, far accettare ai vostri clienti che effettuano il check-in online anche il Regolamento della Struttura. Come fare?

1) Create un modello da Configurazione / Modelli e assegnategli la funzionalità “Regolamento struttura”:

2)  Entrate in Configurazione / Struttura e impostate “Richiedi accettazione regolamento struttura”:

A questo punto i vostri clienti potranno visualizzare in fase di check-in online il Regolamento della Struttura e dovranno accettarlo smarcando esplicitamente un check-box.

Il Regolamento può essere inserito come testo direttamente nel modello o allegato con un documento PDF sempre nel modello.

Verificate se le nuove funzionalità possono essere di vostro interesse! Nel dubbio, contattateci.

Novità: Gestione dei contenuti fotografici

Abbiamo rilasciato una nuova funzionalità che vi permette di aggiungere, modificare e ordinare a piacere le foto della struttura e delle tipologie delle camere/appartamenti…

Nella sezione Strutture (Configurazione / Strutture) e Tipi di camere e appartamenti (Configurazione / Tipi di camere e appartamenti) troverete una nuova sezione Immagini.

All’interno di tale sezione troverete una zona dove potrete trascinare le foto per caricarle sul sistema. Le foto verranno visualizzate immediatamente dopo il caricamento e saranno subito disponibili sul booking engine.

Per le tipologie di appartamenti:

Per le immagini della struttura:

Questa nuova funzionalità vi consente di decidere autonomamente, senza l’intervento del Supporto, quali foto visualizzare per la vostra struttura e per le vostre camere e in che ordine visualizzarle.

Alcune avvertenze:

  • Le immagini devono avere buona risoluzione (minimo 1600 pixel)
  • E’ opportuno che le immagini siano quanto più possibile vicine al formato 4/3 (es. 1600 x 1200 pixel)
  • Le immagini devono essere più piccole di 2 megabyte
  • E’ opportuno caricare solo immagini in formato jpg
  • Siete responsabili dei contenuti che caricate: vi preghiamo di accertarvi di avere il diritto di pubblicare tali contenuti e di verificare che siano appropriati per la vostra struttura e per il booking engine.

Novità – Vorremmo che il nuovo sistema di housekeeping fosse utilizzato!

Sia che abbiate poche o tante camere (da 2 a 50!) il nuovo sistema di housekeeping (gestione pulizie) potrebbe aiutarvi ad organizzarvi e lavorare meglio.

Infatti vi permette di tenere traccia di quello che è stato pulito, quello che c’è da pulire, quello che c’è da “ripassare”. Inoltre vi permette di comunicare con il personale delle pulizie e di fare una contabilità a fine mese.

Se siete interessati e avete voglia di cambiare (speriamo in meglio!) il modo di lavorare, siamo qui per aiutarvi con una sessione di startup personalizzata. Scrivete a supporto@quovai.com

Novità – Check-in online più configurabile e privacy

Abbiamo rilasciato le seguenti nuove funzionalità relative al check-in online:

1. E’ possibile decidere se l’upload dei documenti è richiesto e/o obbligatorio

Dalla configurazione / struttura è possibile impostare se l’upload dei documenti è richiesto e/o obbligatorio, sia per quello che riguarda il documento di identità che per il selfie di “autenticazione”.

Attenzione! Per default l’invio dei documenti è richiesto ma non è obbligatorio! Se volete modificare questa scelta fatelo da Configurazione / Strutture o chiedeteci di farlo per voi!

2. Viene inviata conferma, nel template dell’email di check-in online, delle scelte fatte in materia di privacy e protocollo COVID

Quando l’utente e la struttura ricevono rispettivamente la conferma e la notifica dell’esecuzione del check-in online le email riportano le informazioni relative alle scelte fatte in materia di privacy e accettazione del protocollo COVID. Questo per rendere il cliente maggiormente informato sulle proprie scelte e per fornire alla struttura un documento “digitale” di riscontro.

3. E’ possibile modificare il template dell’invito ad effettuare il check-in online

Andando in Configurazione / Carica valori predefiniti è possibile caricare tra i modelli modificabili anche il template della mail di invito al check-in online.

Una volta caricata tra i modelli modificabili potrete personalizzarla a piacimento e anche aggiungere allegati diversi per ogni lingua.