Bandierine e pagamenti multipli

Abbiamo aggiunto le bandierine accanto ai nomi dei clienti per riconoscere a colpo d’occhio da dove vengono. Ricordate di compilare la nazione del cliente dove manca nella scheda cliente! In quel modo vi aiutiamo a introdurre il concetto di segmentazione del mercato come strategia di marketing per la vostra struttura.

Abbiamo modificato la gestione dei pagamenti ed ora è possibile specificare fino a quattro modalità di pagamento diverso. E’ una funzionalità delicata… segnalateci eventuali problemi nella generazione dei documenti!

Nuova funzionalità: Decidete chi può vedere e modificare i dati, i report e i documenti sul vostro sistema

Il GDPR afferma che i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali”.

Se volete fare in modo che gli utenti della vostra reception abbiano accessi limitati sul gestionale Quovai ora potete farlo. Di seguito spieghiamo come.

L’utente che è designato come amministratore della struttura può recarsi nel menu Personale / Utenti:

E modificare il login dell’utente a cui si vogliono assegnare diritti particolari:

Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità:

Gestione
Vede, modifica ed elimina gli oggetti (necessaria per tutti gli operativi)

Configurazione
Modifica la configurazione di aziende, strutture, tipi di camere, tariffe, etc… (utile per il proprietario)

Tableau
Vede e agisce sul tableau (utile per tutti tranne gli amministrativi puri)

Listino
Vede e agisce sul listino (utile per chi si occupa di prezzi)

PS & Istat
Crea il file delle notifiche e dell’Istat (utile per la reception)

Messaggi email
Permette di inviare comunicazioni email (utile per la reception e la proprietà)

Reports di base
Permette di vedere i report operativi (utile per la reception)

Report completi
Permette di vedere tutti i report (utile per la proprietà)

Fatturazione di base
Permette di vedere le fatture e ricevute attive (utile per la reception)

Fatturazione completa
Permette di vedere le fatture passive (utile per la proprietà e amministrativi)

Accesso completo
Permette l’utilizzo di tutte le funzioni (consigliato solo per proprietà e operatori di alto livello)

Da prendere in considerazione…

Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il “tableau” visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login “esterni” da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.

Attenzione

La funzionalità viene rilasciata con tutti i login impostati ad “Accesso completo” per garantire la piena operatività dei login esistenti. E’ responsabilità delle strutture di modificare il profilo dei vari login o, in caso non sia chiaro l’utilizzo, di chiedere all’assistenza di modificare il profilo dei login che si desidera limitare.

Altro riferimento:

Nuova funzionalità: Nuovi livelli di accesso (“privacy by design”)

Nuova funzionalità: Richiedi caparre e acconti (con carta di credito) direttamente dal PMS

VIDEO: https://youtu.be/OM9GY4bk9Zw

Abbiamo creato la possibilità di inviare un link di pagamento ai vostri clienti con il quale potrete chiedere loro, direttamente dal PMS, di pagare una caparra/acconto oppure di lasciare la carta di credito a garanzia.

E’ sufficiente creare un nuovo Link di pagamento:

Selezionare Nuovo per creare un nuovo link.

Selezionare la prenotazione, indicare l’importo che si vuole richiedere al cliente (“Dovuto”), salvarecopiare il link e inviarlo al cliente.

Per il momento invierete il link con la vostra mail, a breve con un template automatico direttamente dal PMS.

Il cliente cliccando sul link viene indirizzato a una pagina di pagamento che può essere personalizzata con il vostro sfondo (contattaci per impostarlo).

All’atto del pagamento, sia il cliente che la struttura ricettiva riceveranno un messaggio di conferma.

A chi è interessato all’utilizzo di questa nuova funzionalità offriamo un breve training gratuito.

VIDEO LINK su YOUTUBE

Nuova funzionalità: Messaggi email dal PMS (miglioramento)

Abbiamo migliorato i messaggi email dal PMS. E’ ora possibile, quando si invia un messaggio email da uno dei template presenti nel PMS (o che avete creato dal menu Configurazione / Modelli messaggi), modificare a piacere il testo prima dell’invio.

Era una limitazione (ci dispiace!) e ora non c’è più e dovrebbe consentirvi di usare i messaggi in modo più comodo e naturale.

C’è un piccolo video per spiegare di cosa si tratta:

http://youtu.be/gIH80Ol8pAk?hd=1

Inoltre abbiamo aggiunto la possibilità di cambiare il layout dei messaggi per renderli più gradevoli, magari con il vostro logo e con un’impaginazione più gradevole.

Se volete utilizzare un modello grafico simile a quello che utilizziamo noi, oppure se volete creare il vostro magari con l’aiuto della vostra web agency, contattateci (come anche se ci fosse qualche problema o dubbio)!

Non dimenticate di ricaricare l’applicazione cliccando sul logo Quovai!

Nuova funzionalità: Nuovo report per le fatture passive/attive e per il download dei documenti

Abbiamo inserito alcune nuove funzionalità utili per chi utilizza la fatturazione elettronica con Quovai.

– Dal menu Reports / Documenti è ora possibile fare un report delle fatture passive e scaricare i documenti direttamente dall’output del report.
 
(Vi chiediamo in questa fase di test se possibile di limitarvi a scaricare i documenti di un mese al massimo)
 
Nell’output del report troverete il bottone “Scarica archivio” che scaricherà i documenti oggetto del report.
– E’ possibile ora entrare in modifica di una fattura passiva e inserire un numero di protocollo (per facilitare il dialogo con il commercialista per la contabilità).
Documenti / Fatture ricevute
Doppio click sulla fattura
E’ disponibile una nuova versione del report documenti che vi consente di visualizzare il numero di protocollo insieme ad altri dati utili per la comunicazione con il commercialista

Corrispettivi Telematici con Quovai PMS – RCH Print! F

Dal 01/01/2020 sarà obbligatorio fare gli scontrini fiscali e le ricevute fiscali con un registratore telematico.

Al vostro ospite, darete un documento commerciale senza valore fiscale.

Se invece il vostro ospite richiedesse una fattura elettronica, potrete farla tranquillamente tramite il nostro gestionale Quovai (che genera, invia, riceve e archivia le fatture elettroniche).

IL REGISTRATORE TELEMATICO

Per Quovai abbiamo deciso di interfacciarci con un registratore telematico approvato dall’Agenzia delle Entrate, che garantisce assistenza e supporto tecnico e ha un ottimo rapporto qualità prezzo.

Abbiamo scelto come modello la: RCH Print! F e Centroufficio Plus (concessionario autorizzato) fornirà tale registratore già interfacciata con il gestionale Quovai. Il registratore, nella composizione completa di tastiera, display cliente e DGFE (dispositivo-giornale di fondo elettronico) avrà un prezzo a voi riservato.

Prezzo comprende:

✔ Installazione e configurazione
✔ Attivazione e accreditamento sul portale Agenzia delle Entrate
✔ Formazione per il corretto uso
✔ Consulenza fornita da Centroufficio Plus e Quovai Srl
✔ Prima dotazione di materiali consumabili

Dal 2° anno, pagherete un canone di manutenzione  e un costo di manutenzione dell’integrazione con il gestionale Quovai.  In tale canone sono compresi:

✔ I pezzi di ricambio e un controllo annuale (obbligatorio secondo le nuove norme).

Potrete usufruire di un bonus fiscale (utilizzabile per esempio al momento della prima liquidazione IVA) del 50% della spesa sostenuta per l’acquisto, fino a € 250.

Contattaci in caso di interesse!

 

Inserimento prezzi massivo con stagioni

Abbiamo creato una nuova funzionalità che consente di definire delle stagioni, di dargli un nome e di definire dei periodi all’interno di tali stagioni.

Le stagioni possono essere richiamate per successivi lavori sui prezzi e dovrebbero consentire di lavorare in modo più organizzato soprattutto nella fase di definizione iniziale del listino della vostra struttura.

Listino 2020

E’ il momento di inserire il vostro listino 2020! Potete copiare il vostro listino dell’anno precedente:

https://quovai.github.io/copiare-il-listino-it.html

ATTENZIONE: Eventuali ribassi sui prezzi verranno copiati anche sulla stagione futura.

Oppure crearne uno nuovo con la funzionalità rapida:
Sotto la voce Gestione -> Inserimento prezzi massivo.

https://quovai.github.io/inserimento-prezzi-massivo-it.html

In caso di assistenza, rimaniamo a disposizione.

Grazie e buon lavoro!

Dal 14 settembre 2019 una nuova normativa (PSD2)…

Dal 14 settembre una nuova normativa
Il 14 settembre 2019 entrerà in vigore una direttiva* (valida nei Paesi dello Spazio Economico Europeo – EU 28 ed Islanda, Liechtenstein e Norvegia) che cambierà il modo di lavorare delle strutture ricettive, in particolare per quanto riguarda i pagamenti elettronici: le carte di credito.

Si tratta della direttiva PSD2 (Payment Services Directive) che introduce importanti novità in termini di sicurezza per gli utenti europei che utilizzano i canali online per l’operatività bancaria.

* La Banca d’Italia (in consultazione con l’European Banking Authority) ha concesso eccezionalmente una proroga limitata (fino a quando non si sa ancora ma sapremo successivamente). 

In cosa consiste la normativa?
Una delle principali novità della direttiva PSD2 è la SCA (Strong Customer Authentication) che è un’autenticazione forte del cliente basata su due o più elementi:

1. “Conoscenza”, ad esempio la password personale o il PIN che solo l’utente conosce,
2. “Possesso”, una password temporanea (c.d. One Time Password) generata tramite token mobile (una APP su smartphone) o token fisico (ad esempio una “chiavetta”), e valida per un solo utilizzo
3. “Inerenza”, qualcosa di univoco che contraddistingue l’utente come ad esempio la sua impronta digitale, il riconoscimento vocale, i dati comportamentali.

Un esempio che avrete sicuramente visto in passato è la cosiddetta 3D Secure 1 (3DS1) authentication, ovvero il caso in cui dopo aver fornito il numero della carta di credito per un acquisto venite re-indirizzati ad un sito di Visa o Mastercard per ricevere un codice via SMS e confermare la vostra identità. Molte più transazioni, che oggi richiedono solo il numero della carta di credito, richiederanno un tipo di autenticazione che si chiama 3D Secure 2 (3DS2) che migliora l’esperienza di acquisto in paragone del 3DS1.

Cosa cambia praticamente?
Gli enti emittenti le carte di credito rifiuteranno le transazioni fatte con carta non presente (come quanto si addebita a un cliente un no-show oppure una penale utilizzando la carta fornita in prenotazione o un booking online) se tale carta non è stata raccolta nelle modalità indicate dalla normativa PSD2/SCA, cioè per esempio fornendo, oltre al numero di carta di credito, anche un codice ricevuto via SMS, o tramite gli altri elementi sopracitati (1, 2, 3).

Questo potrebbe significare che una carta raccolta a garanzia di una prenotazione non sarà utilizzabile in fase di addebito di una penale o no show o una tariffa non rimborsabile. In pratica sarà inutile.

Come risolviamo il problema?
QUOVAI risolve il problema adattando la propria modalità di check-out al sistema integrato Stripe per le transazioni online in modalità SCA.

In questo modo le carte di credito registrate sul PMS QUOVAI verranno salvate in una modalità che vi consentirà l’utilizzo entro 90 giorni. Dopo 90 giorni (questo limite è insito nella direttiva PSD2), Quovai vi fornirà un sistema per chiedere al cliente un rinnovo del permesso ad utilizzare la carta di credito nei casi eccezionali in cui trascorrano più di 90 giorni tra la prenotazione e il check-in.

Esistono esenzioni alla SCA?
Certo, ecco alcune transazioni che non hanno l’obbligo di usare la SCA:

• Transazioni MOTO (Mail Order Telephone Order): Tutti gli ordini fatti tramite mail o telefono saranno esenti dalla SCA (almeno per il momento), poiché non vengono considerati come pagamenti elettronici (elaborazione manuale).
• Transazioni inter-regionali: Tutti i pagamenti dove issuer o acquirer risiedono fuori dall’Europa sono esenti dalla SCA.

• Bonifici bancari.
• Transazioni con un importo inferiore a 30 euro
o le 5 transazioni fino a 100 euro, successive all’ultima SCA.

Praticamente cosa dovrete fare?
a) Le strutture ricettive che vorranno usare la nuova modalità nel modo più flessibile dovranno aprire con noi un utenza Stripe (se non ce l’hanno già). E’ gratis ed è molto utile. Facciamo praticamente tutto noi, dovrete solo fornirci alcuni dati. L’unico costo di Stripe è la commissione di 1,4% + 0,26 a transazione in caso di utilizzo della carta di credito a garanzia.

b) Per le strutture che non vorranno aprire un’utenza Stripe, Quovai utilizzerà la propria, salvando la carta di credito del cliente sul proprio conto Stripe. In caso di no-show o di penale, Quovai addebiterà la carta di credito del cliente, retrocedendo la somma dovuta alla struttura meno un piccolo costo amministrativo Quovai.

 

Ecco una piccola tabella riassuntiva:

TIPO TRANSAZIONE “SCA” NECESSARIA SOLUZIONE
Cliente in reception NO Regolare i pagamenti in presenza del titolare della carta di credito
Cliente al telefono (transazioni c.d. MOTO – Mail Order Telephone Order) NO (per il momento) Regolare i pagamenti come di solito
Booking online via sito web e booking engine SI’ QUOVAI adatta la propria modalità di check-out al sistema STRIPE (SCA compliant)
OTA (booking.com, altro) – modalità OTA collect (pagamenti online) L’OTA gestirà la SCA Carta virtuale dell’OTA (non dovrai fare niente). Verificate in questo caso eventuali addebiti di commissioni aggiuntive.
OTA (booking.com, altro) – modalità hotel collect SI’ (SCA richiesta) se addebiti la carta senza il titolare fisicamente presente per (p.e.) una tariffa non-rimborsabile

NO (esente SCA) se addebiti la carta al check-in o check-out con il titolare presente

Nei casi in cui le OTA raccolgono i dati della carta di credito per poi fornirli all’hotel, potrebbe accadere che decidano invece di far pagare il cliente direttamente sul portale (come per OTA collect). Verificate in questo caso eventuali addebiti di commissioni aggiuntive.

 

Avvertenze

Le informazioni fornite non sono da considerarsi una consulenza legale o contabile ma solo generiche note di carattere divulgativo.

Va osservato inoltre che anche se la nuova direttiva PSD2 entrerà in vigore il 14 settembre 2019, le banche e le società di emissione di carte avranno facoltà di implementare gradualmente la SCA per le transazioni con carta. Seguiremo tutti gli sviluppi e vi terremo al corrente degli ultimi aggiornamenti.