Nuova funzionalità: Decidete chi può vedere e modificare i dati, i report e i documenti sul vostro sistema

Il GDPR afferma che i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali”.

Se volete fare in modo che gli utenti della vostra reception abbiano accessi limitati sul gestionale Quovai ora potete farlo. Di seguito spieghiamo come.

L’utente che è designato come amministratore della struttura può recarsi nel menu Personale / Utenti:

E modificare il login dell’utente a cui si vogliono assegnare diritti particolari:

Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità:

Gestione
Vede, modifica ed elimina gli oggetti (necessaria per tutti gli operativi)

Configurazione
Modifica la configurazione di aziende, strutture, tipi di camere, tariffe, etc… (utile per il proprietario)

Tableau
Vede e agisce sul tableau (utile per tutti tranne gli amministrativi puri)

Listino
Vede e agisce sul listino (utile per chi si occupa di prezzi)

PS & Istat
Crea il file delle notifiche e dell’Istat (utile per la reception)

Messaggi email
Permette di inviare comunicazioni email (utile per la reception e la proprietà)

Reports di base
Permette di vedere i report operativi (utile per la reception)

Report completi
Permette di vedere tutti i report (utile per la proprietà)

Fatturazione di base
Permette di vedere le fatture e ricevute attive (utile per la reception)

Fatturazione completa
Permette di vedere le fatture passive (utile per la proprietà e amministrativi)

Accesso completo
Permette l’utilizzo di tutte le funzioni (consigliato solo per proprietà e operatori di alto livello)

Da prendere in considerazione…

Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il “tableau” visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login “esterni” da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.

Attenzione

La funzionalità viene rilasciata con tutti i login impostati ad “Accesso completo” per garantire la piena operatività dei login esistenti. E’ responsabilità delle strutture di modificare il profilo dei vari login o, in caso non sia chiaro l’utilizzo, di chiedere all’assistenza di modificare il profilo dei login che si desidera limitare.

Altro riferimento:

Nuova funzionalità: Nuovi livelli di accesso (“privacy by design”)

Nuova funzionalità: Nuovi livelli di accesso (“privacy by design”)

Continuiamo a porre molta attenzione alla privacy e alla tutela dei vostri dati personali e aziendali all’interno nel gestionale QUOVAI.

A partire dal 1 gennaio 2020, in linea con il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e “privacy by design”, il titolare o Amministratore della struttura potrà personalizzare gli accessi al gestionale in modo che ogni utente possa consultare e modificare solo i dati inerenti allo svolgimento delle proprie mansioni.

Veranno creati i seguenti livelli di accesso:

1) Front-desk / reception

tableau (lettura e scrittura)
report operativi di base
invio PS/ISTAT
creazione fatture ed invio/creazione corrispettivi
invio messaggi ai clienti dal gestionale

2) Back-office

tutto quanto riportato al punto 1
listino (lettura e scrittura)
fatture emesse, fatture da verificare
report di marketing

3) Amministratore/titolare

accesso completo a tutto il gestionale
report contabili e di fatturazione
configurazione channel manager
modifica impostazioni
creazione/modifica utenti
accesso ai log

Sarà inoltre possibile limitare l’accesso al PMS, per alcuni operatori, in modo che avvenga solamente dall’interno della sede della struttura, con un filtro sull’indirizzo IP da cui proviene la connessione.

Ulteriori informazioni verranno comunicate in seguito.

Cordiali saluti,
QUOVAI Staff

Nuova funzionalità: L’informativa privacy può essere personalizzata

Nella sezione Configurazione -> Modelli messaggio è ora possibile creare  un modello messaggio con il nome “Informativa privacy” (attenzione, il nome deve essere proprio questo!) e tale modello verrà utilizzato nella generazione della vostra informativa privacy da presentare al cliente in fase di check-in.

Il modello può essere inserito nelle tre lingue (Italiano, Inglese e Tedesco).

All’interno del modello potrete usare, oltre a tutte le variabili già disponibili (https://quovai.github.io/variabili-disponibili-per-i-template-email-it.html), due nuove variabili ## MAIN GUEST ## e ## ADDITIONAL GUESTS ## per riportare automaticamente i nomi degli ospiti della prenotazione.

Fateci sapere se avete bisogno di ulteriori informazioni!

QUOVAI

GDPR 5: l’Accordo per il Trattamento dei Dati

Il 25 maggio entrerà in vigore il cosiddetto GDPR, ovvero il nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali.

Vi inviamo in anteprima, per maggiore comodità, l’Accordo per il Trattamento dei Dati che verrà mostrato subito dopo il login a Quovai PMS a partire dal 25/5/2018. Attenzione! Senza l’accettazione dell’accordo all’interno del PMS non sarà possibile proseguire nell’utilizzo del sistema.

Leggi l’accordo online! [contattaci per leggerlo]

Per qualsiasi chiarimento, non esitate a contattarci.