Fatturazione elettronica: Archiviare e registrare le fatture

E’ ora possibile assegnare uno stato di archiviazione alle fatture che vi consente di capire:

  • Quali fatture sono nuove
  • Quali fatture sono state scaricate in un archivio per l’invio allo Studio del Commercialista
  • Quali fatture sono state effettivamente inviate allo Studio o registrate nel programma fornitovi dallo Studio

I tre stati delle fatture

E’ possibile assegnare alle fatture 3 stati:

  • Nuovo (la fattura è appena stata creata o ricevuta)
  • Scaricato (la fattura è stata scaricata in un archivio .zip)
  • Registrato (la fattura è stata inviata al programma dello Studio)

L’assegnazione dello stato “Nuovo” avviene in automatico quando una fattura è stata creata o ricevuta.

Lo stato “Scaricato” viene assegnato quando scaricate un archivio .zip tramite la funzionalità di scaricamento archivio della lista documenti.

Può anche essere assegnata manualmente scegliendo lo stati “Scaricato” dalla tendina visibile nella lista documenti e cliccando su Marca come...:

Una volta ricaricata la pagina con Aggiorna sarà possibile vedere il nuovo stato.

Lo stato “Registrato” viene assegnato manualmente quando le fatture sono state effettivamente passate nel programma dello Studio o nel programma di interfaccia per passare le fatture elettroniche allo Studio.

Si sceglie lo stato “Registrato” dalla tendina visibile nella lista documenti:

e si clicca su Marca come….
Una volta ricaricata la pagina con Aggiorna sarà possibile vedere il nuovo stato.

Fattura elettronica: Copia di cortesia in pdf

Ora si può salvare una copia di cortesia in PDF!

E’ possibile creare una copia di cortesia della fattura elettronica (con la dicitura che riporta che non si tratta di un documento fiscale) e della ricevuta fiscale. Nel caso della ricevuta fiscale, non vi è alcuna dicitura, ma il fatto che la ricevuta sia stampata in PDF e non sulla carta fiscale numerata la rende automaticamente una copia non fiscale.

La copia di cortesia potrà essere poi salvata e inviata con il programma di posta elettronica.

Al momento la copia di cortesia è solo disponibile per le fatture attive, a breve verrà creata anche una stampa semplificata della fattura elettronica ricevuta con una maggiore leggibilità del formato standard PDF creato con il foglio di stile dell’Agenzia dell’Entrate.

Fateci sapere cosa ne pensate!

Fatturazione elettronica, istruzioni di attivazione e utilizzo (episodio V)

E’ partito il nuovo servizio Fatturazione Elettronica!

Di seguito le prime istruzioni per la configurazione e l’uso:

1) Accettare i termini e condizioni di utilizzo che vengono proposti e conferire le deleghe per la firma elettronica e conservazione sostitutiva a Quovai srl

2) Aggiungere i propri dati REA alla sezione Configurazione -> Aziende.

3) Nell’anagrafica del cliente, quando si emette fattura, inserire il Codice destinatario o la PEC:

Per qualsiasi domanda non esitate a contattarci all’indirizzo supporto@quovai.com.

Fatturazione elettronica – ricezione delle fatture (episodio IV)

Fatturazione elettronica, ricezione delle fatture

Potete ricevere le fatture passive (dai vostri fornitori) direttamente all’interno del gestionale Quovai.

Potete a) stampare le fatture in pdf, b) visualizzarle in xml e c) scaricare un archivio da fornire al commercialista o da utilizzare per lo scambio dati con altri programmi.

Ricordatevi che per ricevere le fatture passive dovete comunicare ai fornitori e all’Agenzia Entrate (o al commercialista) il codice destinatario che permette al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia dell’Entrate di recapitare correttamente le fatture indirizzate a voi, in modo che arrivino direttemente su Quovai PMS.

Fatturazione elettronica – da domani ricezione fatture (episodio III)

Da domani (24/11) alle 23:59 potrete ricevere le fatture passive (dai vostri fornitori) direttamente all’interno del gestionale Quovai.

Potrete a) stampare le fatture in pdf, b) visualizzarle in xml e c) scaricare un archivio da fornire al commercialista o da utilizzare per lo scambio dati con altri programmi.

Il sistema si fermerà per un’ora dalle 23:00 di domani per l’installazione degli aggiornamenti.

Per ricevere le fatture passive dovrete comunicare ai fornitori e all’Agenzia Entrate (o al commercialista) il codice destinatario (precedentemente comunicato a voi) che permette al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia dell’Entrate di recapitare correttamente le fatture indirizzate a voi, in modo che arrivino direttemente su Quovai PMS.

E’ importante (come già anticipato) effettuare questa comunicazione già da ora, in modo che i fornitori aggiornino la vostra anagrafica all’interno dei loro programmi.

In seguito, dal 1 gennaio 2019, sarà possibile emettere le fatture elettroniche ai clienti.

Per qualsiasi domanda non esitate a contattarci all’indirizzo supporto@quovai.com.

Buon lavoro!
Supporto Quovai

Per vedere la fattura elettronica…

Per leggere una fattura elettronica vi serve una casella PEC o di disporre di specifici software. La fattura elettronica non è altro che un file digitale in formato XML (sigla di eXtensible Markup Language) che è un formato specifico/tecnico che contiene i dati di fatturazione.

Il modo più semplice per vedere e leggere la fattura è di acquistare una posta elettronica certificata (PEC). Se avete qualche dubbio sulla PEC in generale e come dotarvi di tale strumento, consultateci. Il costo della PEC (per esempio su Aruba) è di circa 5€ all’anno (ed il servizio è ottimo).

Fatturazione elettronica, il codice destinatario (episodio II)

Stiamo proseguendo l’avvicinamento alla data del 1° gennaio 2019 che vedrà l’inizio dell’utilizzo della fattura elettronica direttamente da Quovai PMS. Dal PMS emetterete le fatture attive (ai vostri clienti) e all’interno del PMS potrete ricevere le fattura passive (dai vostri fornitori).

Per ricevere le fatture passive dovrete comunicare ai fornitori e all’Agenzia Entrate (o al commercialista) il codice destinatario che permette al Sistema di Interscambio dell’Agenzia dell’Entrate di recapitare correttamente le fatture indirizzate a voi, in modo che arrivino direttemente su Quovai PMS. E’ importante effettuare questa comunicazione già da ora, in modo che i fornitori aggiornino la vostra anagrafica all’interno dei loro programmi.

Fatturazione elettronica, tutto quello che dovete sapere per gestirla con Quovai PMS (episodio I)

Questa è la prima di una serie di mail con le quali cercheremo di chiarire alcuni punti chiave sulla fattura elettronica con Quovai PMS. Altre mail seguiranno. Vi chiediamo naturalmente un feedback per capire se ci sono alcuni punti che abbiamo tralasciato o che dobbiamo chiarire meglio.

Innanzitutto: ci sarà la fatturazione elettronica? 

Probabilmente sì… anche se ultimamente il parere negativo del Garante per la Privacy e una richiesta da parte di una forza politica di rallentare il processo di adozione ha fatto pensare che si potesse arrivare ad un rinvio.
Noi, in ogni caso, ci stiamo preparando come se tutto dovesse partire regolarmente il 1° gennaio (cosa che noi riteniamo ancora la più probabile).

Cosa succederà praticamente con la fatturazione elettronica?

Nella sezione del gestionale dove emettete le fatture, quando confermerete (cioè “emetterete”) la fattura, Quovai PMS la invierà automaticamente al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate. L’invio potrebbe essere immediato (se non ci sono problemi tecnici) o potrebbe essere ritardato in un secondo momento (se dovessero esserci problemi tecnici). Dal vostro punto di vista cambia soltanto il fatto che la fattura, dopo essere stata correttamente inviata all’agenzia dell’entrate, non è più modificabile né cancellabile (l’unico modo di annullarla diventa a quel punto una nota di credito, cosa che il nostro sistema non prevedeva sino ad oggi ma che verrà implementata dal 1 gennaio 2018).

Come vedrò se una fattura è stata correttamente inviata?

Nella lista delle fatture (la stessa che avete a disposizione anche oggi), apparirà una nuova colonna “Stato invio” che vi informerà sullo stato dell’invio della fattura. Se la fattura sarà già stata inviata non ci sarà nulla da fare. Se invece la fattura non sarà stata ancora inviata si potrà eliminarla. Il sistema ritenterà l’invio automaticamente ogni 3 ore. Ulteriori informazioni sullo stato dell’invio sono disponibili nel dettaglio del documento facendo doppio click sulla singola fattura dalla lista dei documenti. In caso vi sia qualche azione da compiere da parte vostra avrete a disposizione uno o più bottoni per attivare l’azione necessaria.

Devo comunicare qualcosa all’agenzia entrate o ai miei fornitori?

Ai fornitori potrete comunicare un codice alfanumerico di 7 cifre/caratteri che vi forniremo all’inizio di dicembre 2018. Questo codice verrà probabilmente salvato nei gestionali dei vostri fornitori e utilizzato quando dovranno inviare una fattura. Allo stesso modo, se non avete una pec, vi consigliamo in ogni caso di dotarvi di una pec per questo scopo (la fattura elettronica) e per altre comunicazioni con la PA. Se avete qualche dubbio sulla PEC in generale e come dotarvi di tale strumento, consultateci. Il costo della PEC (per esempio su Aruba) è di circa 5€ all’anno (ed il servizio è ottimo).

Devo richiedere dati particolari ai miei clienti?

Ai clienti a cui vorrete emettere una fattura dovrete chiedere (oltre ai dati attuali, Ragione Sociale, Indirizzo, Cap, Città, Partita IVA) anche uno dei due dati necessari per inviare una fattura elettronica. Quindi o a) il codice identificativo o b) la pec (ancora meglio tutti e due). Senza uno di questi due dati non sarà possibile emettere una fattura elettronica. I dati verranno salvati direttamente in anagrafica cliente sotto la sezione “Dati fiscali”.

Per quanto tempo verranno conservate le fatture?

Le fatture elettroniche emesse tramite il nostro sistema verranno conservate tramite il servizio di conservazione sostitutiva per un periodo di 10 anni e avrete a disposizione in qualsiasi momento un’interfaccia dedicata (esterna al nostro gestionale) per consultarle. Le credenziali per accedere a tale interfaccia vi verranno fornite non appena sarà partito il servizio (gennaio 2018).

Cosa faccio se per caso non riesco ad emettere una fattura elettronica?

Nessun problema, la fattura viene emessa normalmente e i nostri sistemi cercheranno di inviarla al SDI non appena possibile. In caso di problemi, potete contattarci (soprattutto all’inizio potete immaginare come saremo “sul pezzo”) all’indirizzo supporto@quovai.com, al numero di telefono che avete sicuramente a disposizione e tramite la chat del gestionale.

Posso emettere fatture attive e ricevere fatture passive (di fornitori) con Quovai PMS?

Certamente. Sarà sufficiente comunicare ai vostri fornitori il codice identificativo che vi comunicheremo all’inizio di Dicembre. Sia le fatture attive, che quelle passive saranno esportabili in xml per il vostro commercialista.

Altre domande?

Non esitate a contattarci all’indirizzo supporto@quovai.com.