Nuova funzionalità: Fare una ricevuta a zero al cliente

In certe situazioni può essere opportuno fare la cosiddetta ricevuta a zero al cliente, ovvero una ricevuta dove gli importi dei soggiorni sono valorizzati a zero.

  • Nei casi in cui la prenotazione sia stata pagata da un’agenzia e il cliente non debba pagare nulla e sia già stata emessa fattura all’agenzia
  • Nei casi in cui la prenotazione verrà pagata dall’agenzia e verrà fatturata in seguito alla stessa.

Per coprire questi due casi si utilizzano diverse modalità…

  • Quando si emette fattura all’agenzia e ricevuta a zero al cliente
  • Quando la fattura all’agenzia verrà fatta in seguito

Nuova funzionalità: Creare una tipologia virtuale

Una tipologia virtuale è una tipologia di camera che non ha camere assegnate sul tableau, ma che viene associata ad alcune camere (spesso una sola) per poterle vendere separatamente sul booking engine o sui canali.

I pratica, una tipologia virtuale, è una tipologia che si utilizza solo in fase di vendita, non nella gestione operativa della struttura, è un modo per vendere la struttura diversamente da come la si gestisce.

Alcuni esempi

Se abbiamo 10 bilocali venduti per tipologia su un OTA (es. booking.com) e vogliamo venderne due per camera su un altro portale (es. Airbnb), possiamo creare due tipologie virtuali per i due bilocali che vogliamo vendere per camera e possiamo quindi collegarli al channel manager in modo indipendente.

Altro esempio: se abbiamo 4 camere doppie e 2 triple, ma vogliamo che in certe situazioni particolari le triple vengano vendute come doppie, possiamo creare una tipologia virtuale “Doppia confort” alternativa alla tipologia “Doppia” principale e mettere le triple nella nuova tipologia. In questo modo sarà possibile, in certi momenti, aprire la nuova tipologia virtuale e vendere le camere con il nome alternativo.

Nuova funzionalità: Realizzate un preventivo in … 12 secondi!

A volte per prendere una prenotazione bisogna essere molto veloci nel rispondere ad una mail o a una telefonata.

Inoltre spendendo meno tempo a fare preventivi e a rispondere a email si può utilizzare il tempo risparmiato per altre cose (tra cui possibilmente rilassarsi e godersi la vita, anche in stagione).

Con il nuovo strumento di preventivi di Quovai ci auguriamo di riuscire a regalarci un po’ più di tempo libero o comunque un po’ più di velocità nel rispondere al cliente.

Per una introduzione quick guardate il video:

https://www.youtube.com/watch?v=Sn2vy6yFTvE

Come usare i preventivi?

Dal tableau selezionate “Crea preventivo”

Oppure dal menu Gestione / Preventivi.

Selezionate un periodo e ricercate prezzi e disponibilità:

Selezionate le camere che vi interessa includere nel preventivo, salvate e cliccate su Comunicazioni.

Il sistema preparerà un messaggio pronto per l’invio al cliente (che potrete anche modificare, copiare e incollare nel vostro programma di posta se preferite…).

Questa è solo la prima fase del sistema “preventivi”. In futuro sarà possibile usare il sistema per creare prenotazioni dopo la conferma e per inviare una pagina online di acquisto diretto al cliente.

Fateci sapere cosa ne pensate!

Bandierine e pagamenti multipli

Abbiamo aggiunto le bandierine accanto ai nomi dei clienti per riconoscere a colpo d’occhio da dove vengono. Ricordate di compilare la nazione del cliente dove manca nella scheda cliente! In quel modo vi aiutiamo a introdurre il concetto di segmentazione del mercato come strategia di marketing per la vostra struttura.

Abbiamo modificato la gestione dei pagamenti ed ora è possibile specificare fino a quattro modalità di pagamento diverso. E’ una funzionalità delicata… segnalateci eventuali problemi nella generazione dei documenti!

Nuova funzionalità: Decidete chi può vedere e modificare i dati, i report e i documenti sul vostro sistema

Il GDPR afferma che i dati personali devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali”. (L’art. 5, par. 1, lett f del Regolamento 2016/679 – integrità e riservatezza).

Se volete fare in modo che gli utenti della vostra reception abbiano accessi limitati sul gestionale Quovai ora potete farlo. Di seguito spieghiamo come.

L’utente che è designato come amministratore della struttura può recarsi nel menu Personale / Utenti:

E modificare il login dell’utente a cui si vogliono assegnare diritti particolari:

Nella sezione dei ruoli è possibile assegnare le seguenti funzionalità:

Gestione
Vede, modifica ed elimina gli oggetti (necessaria per tutti gli operativi)

Configurazione
Modifica la configurazione di aziende, strutture, tipi di camere, tariffe, etc… (utile per il proprietario)

Tableau
Vede e agisce sul tableau (utile per tutti tranne gli amministrativi puri)

Listino
Vede e agisce sul listino (utile per chi si occupa di prezzi)

PS & Istat
Crea il file delle notifiche e dell’Istat (utile per la reception)

Messaggi email
Permette di inviare comunicazioni email (utile per la reception e la proprietà)

Reports di base
Permette di vedere i report operativi (utile per la reception)

Report completi
Permette di vedere tutti i report (utile per la proprietà)

Fatturazione di base
Permette di vedere le fatture e ricevute attive (utile per la reception)

Fatturazione completa
Permette di vedere le fatture passive (utile per la proprietà e amministrativi)

Accesso completo
Permette l’utilizzo di tutte le funzioni (consigliato solo per proprietà e operatori di alto livello)

Da prendere in considerazione…

Con questa nuova funzionalità, smarcando tutti i permessi e lasciando solo il “tableau” visibile, oppure solo le funzioni di fatturazione, è possibile creare dei login “esterni” da consegnare, per esempio, ad aziende collaboratrici come Agenzie e Commercialisti.

Attenzione

La funzionalità viene rilasciata con tutti i login impostati ad “Accesso completo” per garantire la piena operatività dei login esistenti. E’ responsabilità delle strutture di modificare il profilo dei vari login o, in caso non sia chiaro l’utilizzo, di chiedere all’assistenza di modificare il profilo dei login che si desidera limitare.

Altro riferimento:

Nuova funzionalità: Nuovi livelli di accesso (“privacy by design”)

Nuova funzionalità: Richiedi caparre e acconti (con carta di credito) direttamente dal PMS

VIDEO: https://youtu.be/OM9GY4bk9Zw

Abbiamo creato la possibilità di inviare un link di pagamento ai vostri clienti con il quale potrete chiedere loro, direttamente dal PMS, di pagare una caparra/acconto oppure di lasciare la carta di credito a garanzia.

E’ sufficiente creare un nuovo Link di pagamento:

Selezionare Nuovo per creare un nuovo link.

Selezionare la prenotazione, indicare l’importo che si vuole richiedere al cliente (“Dovuto”), salvarecopiare il link e inviarlo al cliente.

Per il momento invierete il link con la vostra mail, a breve con un template automatico direttamente dal PMS.

Il cliente cliccando sul link viene indirizzato a una pagina di pagamento che può essere personalizzata con il vostro sfondo (contattaci per impostarlo).

All’atto del pagamento, sia il cliente che la struttura ricettiva riceveranno un messaggio di conferma.

A chi è interessato all’utilizzo di questa nuova funzionalità offriamo un breve training gratuito.

VIDEO LINK su YOUTUBE

Nuova funzionalità: Messaggi email dal PMS (miglioramento)

Abbiamo migliorato i messaggi email dal PMS. E’ ora possibile, quando si invia un messaggio email da uno dei template presenti nel PMS (o che avete creato dal menu Configurazione / Modelli messaggi), modificare a piacere il testo prima dell’invio.

Era una limitazione (ci dispiace!) e ora non c’è più e dovrebbe consentirvi di usare i messaggi in modo più comodo e naturale.

C’è un piccolo video per spiegare di cosa si tratta:

http://youtu.be/gIH80Ol8pAk?hd=1

Inoltre abbiamo aggiunto la possibilità di cambiare il layout dei messaggi per renderli più gradevoli, magari con il vostro logo e con un’impaginazione più gradevole.

Se volete utilizzare un modello grafico simile a quello che utilizziamo noi, oppure se volete creare il vostro magari con l’aiuto della vostra web agency, contattateci (come anche se ci fosse qualche problema o dubbio)!

Non dimenticate di ricaricare l’applicazione cliccando sul logo Quovai!

Nuova funzionalità: Nuovo report per le fatture passive/attive e per il download dei documenti

Abbiamo inserito alcune nuove funzionalità utili per chi utilizza la fatturazione elettronica con Quovai.

– Dal menu Reports / Documenti è ora possibile fare un report delle fatture passive e scaricare i documenti direttamente dall’output del report.
 
(Vi chiediamo in questa fase di test se possibile di limitarvi a scaricare i documenti di un mese al massimo)
 
Nell’output del report troverete il bottone “Scarica archivio” che scaricherà i documenti oggetto del report.
– E’ possibile ora entrare in modifica di una fattura passiva e inserire un numero di protocollo (per facilitare il dialogo con il commercialista per la contabilità).
Documenti / Fatture ricevute
Doppio click sulla fattura
E’ disponibile una nuova versione del report documenti che vi consente di visualizzare il numero di protocollo insieme ad altri dati utili per la comunicazione con il commercialista

Aggiornamenti: a tariffe derivate, stop sell e lista fatture ricevute

Alcuni aggiornamenti:

– Abbiamo migliorato la gestione delle tariffe derivate inserendo alcuni parametri che consentono di impostare i valori di default della tariffa (es. minimum stay oppure checkin/checkout solo di…). In questo modo è possibile con maggiore facilità creare delle tariffe derivate che abbiano caratteristiche specifiche (es. min stay = 7 oppure condizioni = flessibili, etc…).

– Abbiamo inserito la possibilità di “aggiornare” in qualsiasi momento la tariffa derivata cliccando sull’icona del collegamento/derivazione all’interno del listino.

– Abbiamo corretto e migliorato il funzionamento dello stop sell che ora è meno invasivo sul tableau del listino (è grigio e si vedono i prezzi sotto) ed inoltre funziona correttamente senza sovrascrivere i prezzi come succedeva in precedenza quando si lo si impostava o lo si toglieva.

Per il modulo FATTURAZIONE ELETTRONICA
– Abbiamo inserito nella lista delle fatture ricevute la “data di ricezione” della fattura all’interno del nostro sistema:

Per qualsiasi chiarimento non esitate a contattarci.

Grazie e buon lavoro
Quovai

Inserimento prezzi massivo con stagioni

Abbiamo creato una nuova funzionalità che consente di definire delle stagioni, di dargli un nome e di definire dei periodi all’interno di tali stagioni.

Le stagioni possono essere richiamate per successivi lavori sui prezzi e dovrebbero consentire di lavorare in modo più organizzato soprattutto nella fase di definizione iniziale del listino della vostra struttura.