Category: Documentazione

Riassunto: Cambiamenti Alloggiati Web

In previsione della prossima stagione turistica, riteniamo indispensabile fornire alcune informazioni importanti agli utenti registrati al Portale Alloggiati Web.

Il giorno 18 gennaio scorso il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato è stato aggiornato, introducendo alcune importanti novità.

Innanzitutto, è stata modificata la modalità di accesso, legata in precedenza all’installazione di un certificato digitale, con un’autenticazione a due fattori costituita da una coppia di credenziali (utente e password) e dall’inserimento di alcune cifre ricavate dalla Scheda Codici.

Gli utenti in possesso di certificato digitale, fino alla sua scadenza, possono continuare ad accedere fino a quando, autonomamente, decidano di passare alla nuova modalità scaricando la scheda codici.

Nel caso in cui il proprio certificato digitale sia scaduto dovrà essere inviata una richiesta di ripristino credenziali.

Questa nuova autenticazione permette, inoltre, di poter accedere al portale da qualsiasi dispositivo e con qualsiasi sistema operativo, quindi anche smartphone e tablet, rendendosi così al passo coi tempi e permettendo l’invio dei dati in qualsiasi situazione, evitando quindi problemi tecnici al proprio PC o di connessione internet.

La scheda codici andrà conservata e stampata, possibilmente in più copie, in modo da evitare disservizi causati dallo smarrimento.

Altra novità, introdotta dalla legge (D.M. Min. Interno 16.09.2021) riguarda l’obbligo di comunicazione dei dati degli ospiti entro sei ore dall’arrivo in caso di soggiorni inferiori alle 24 ore.

Tutte le informazioni aggiornate sono disponibile nel nuovo Manuale Utente scaricabile dalla sezione SUPPORTO – MANUALI del Portale Alloggiati Web.

Nella stessa sezione del portale è inoltre presente un documento “Frequenti domande & risposte” ed una guida per il passaggio dal sistema con certificato digitale alla nuova modalità a codici.

Una volta in possesso delle credenziali e della tabella codici numerici, l’accesso andrà effettuato dalla pagina https://alloggiatiweb.poliziadistato.it  seguendo questo percorso: ACCESSO (dal menu in alto) -> CODICI -> AREA DI LAVORO (Codici).

Nel caso in cui cliccando sul bottone AREA DI LAVORO la pagina non si caricasse, occorrerà svuotare la cache del browser cancellando i dati di navigazione. Se si utilizza Google Chrome occorrerà cliccare sui tre puntini in alto a destra – altri strumenti – cancella dati di navigazione. In alternativa sarà possibile provare ad accedere al portale da un qualsiasi altro browser (Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge).

Si ricorda che le ricevute digitali devono essere scaricate dal portale il giorno successivo all’invio dei dati e conservate per cinque anni a cura del titolare della struttura ricettiva, come da art. 4 del D.M. del 7 gennaio 2013.

IN CASO DI PROBLEMI AL PROPRIO COMPUTER LA COMUNICAZIONE DOVRA’ ESSERE EFFETTUATA DA UN QUALSIASI ALTRO COMPUTER O DISPOSITIVO MOBILE (SMARTPHONE O TABLET) ENTRO IL GIORNO SUCCESSIVO ALL’ARRIVO DEGLI OSPITI, OPPURE ENTRO SEI ORE IN CASO DI SOGGIORNO INFERIORE ALLE 24 ORE. NON E’ ASSOLUTAMENTE CONSENTITO L’INVIO DEI DATI PERSONALI DEGLI OSPITI TRAMITE POSTA ELETTRONICA.

Fine anno – preparativi PMS


Se avete la fatturazione elettronica attiva nel PMS, ricordatevi di introdurre l’anno 2022 per fatture e ricevute sotto FATTURAZIONE -> Progressivi.

Premete Nuovo.

Si apre la finestra:

Inserite il dettaglio come descritto nella tabella:

VociAzioni da intraprendere
Tipo documentoRicevute o fatture
Struttura Scegliere la struttura
Serie Nel caso in cui abbiate invece due o più linee di attività, potete avere diverse serie numeriche in base all’attività svolta. Se non occorre una serie non viene inserita.
Anno fiscale 2022
# Progressivo Già settato con lo zero
Imposta come predefinito Ricordatevi di cliccare sulla casella e di togliere il segno di spunta dalla casella dell’anno 2021!
Guida

Se viene applicata la tassa di soggiorno nella vostra zona, ricordatevi di aggiornare le date per 2022 e il prezzo ecc.

Si trova sotto Configurazione -> Strutture poi scrollando si trova ISTAT e TASSE.

Siamo sempre a disposizione. In caso di difficoltà, contattateci al supporto@quovai.com.

Alloggiati Web: i cambiamenti arrivano!

AGGIORNAMENTO

A partire dal 12 gennaio 2022 (18.01.22), ci saranno dei cambiamenti al sistema Alloggiati Web secondo quanto riportato dalla Gazzetta Ufficiale. I cambiamenti sono:

1. Nuova regola sui soggiorni inferiori alle 24 ore:
All'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle ventiquattro ore, la comunicazione dei dati alla Questura dovrà essere effettuata entro le 6 ore successive all'arrivo, anziché entro 24 ore dall’arrivo.

ENTRO LE 24 ORE
L’ospite arriva alle 15:00 del 15 gennaio 2022 e rimane 5 notti
TRASMISSIONE DATI ALLOGGIATI WEB entro 24 ore dall’arrivo

ENTRO LE 6 ORE
L’ospite arriva alle 23:00 del 15 gennaio 2022 e rimane 1 notte
TRASMISSIONE DATI ALLOGGIATI WEB entro le ore 05:00 A:M. (23:00 + 6 ore) del 16 di gennaio

2. Nuova modalità di accesso al portale Alloggiati Web:
L'accesso al portale verrà effettuato tramite: una login che identifica univocamente la struttura ricettiva, una password di accesso modificabile dall'utente ed un codice richiesto dall'applicazione e valido solo per una sessione di lavoro (one time password - OTP).

  • Per avere le credenziali?

I gestori delle strutture ricettive devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente. Le predette credenziali devono essere utilizzate personalmente dai gestori delle strutture ricettive o essere consegnate ad un soggetto identificato, appositamente incaricato della trasmissione, con le pertinenti istruzioni.

  • Per la mia certificazione digitale – cosa succede?

Le strutture ricettive che alla data di entrata in vigore del decreto sono abilitate alla trasmissione dei dati attraverso la certificazione digitale possono continuare a trasmettere con tale modalità fino alla scadenza di validità del certificato digitale.

  • Difficoltà tecniche nella trasmissione – come mi comporto?

Nei casi in cui sussistano problematiche tecniche al portale web che impediscano la trasmissione delle comunicazioni con mezzi informatici è possibile comunicare le schedine tramite posta elettronica certificata (PEC) o tramite fax conservando le relative copie di trasmissione.

3. Conservazione delle ricevute di avvenuta comunicazione dei dati e protezione dei dati personali (GDPR):
Le strutture ricettive sono tenute alla cancellazione dei dati digitali trasmessi e alla distruzione degli elenchi cartacei trasmessi alla Questura non appena generata da parte del sistema la ricevuta di avvenuta comunicazione dei dati (formato PDF), che deve essere conservata per la durata di cinque anni.

Caveat: il nuovo sistema è in arrivo da gennaio 2022 ma sinora i produttori di gestionali non hanno ricevuto le specifiche tecniche per potersi preparare.

Visualizzazione migliorata di iCAL

L’iCal, questo sconosciuto?!

Molte volte vi siete chiesto cosa c’è dentro quei misteriosi file che sono chiamati iCal. Ora abbiamo creato un piccolo strumento che vi consente di visualizzarli come un normale calendario.

Se andate su Vendite > iCal, trovate una nuova opzione che vi consente di visualizzare l’iCal come un “agenda” che mostra la disponibilità di una vostra risorsa.

Potete usarlo per controllare il contenuto di un iCal oppure per inviarlo ad un agenzia per controllare visualmente la vostra disponibilità.

Premendo il link, si visualizza questo calendario:

I link della settimana (fino al 21.11.21)

Ecco alcuni link che abbiamo scelto per voi dal mondo del turismo.

Buona lettura!

Booking.com:
Lancia il nuovo Badge per i Viaggi Sostenibili

Nella sezione aggiornata della Guida all’Ospitalità Sostenibile presente sul Partner Hub di booking.com sono riportate informazioni più dettagliate su come le singole strutture in tutto il mondo hanno ottenuto il badge. 

Confcommercio:
Spiagge, concessioni prorogate solo fino al 2023
Una sentenza del Consiglio di Stato stabilisce che dal primo giorno del 2024 il settore dovrà essere aperto alla libera concorrenza.

Il Garante:
Cookie: le nuove Linee guida a tutela degli utenti (I titolari dei siti avranno 6 mesi di tempo dal 10 luglio 2021 – 10 gennaio 2022 – per conformarsi ai principi contenuti nelle Linee guida).

Tripadvisor + Amazon Alexa (in inglese):
Tripadvisor’s Visit Orlando Experience on Alexa

Youmark! (in inglese):
Icelandverse vs Metaverse: la risposta dell’Islanda alla ‘visione’ di Mark Zuckerberg è una forma straordinaria di marketing turistico
L’Islanda vuole dare impulso al mondo del turismo. Qui abbiamo Zack Mossbergsson, il Chief Visionary Officer dell’Islanda con un video umoristico che prende in giro Mark Zuckerberg di Facebook e il suo nuovo Metaverso.

Harvard Business Review:
Research: Restricting Airbnb Rentals Reduces Development

Airbnb (in inglese):
Podcast + testo: Why the future of work is the future of travel with Airbnb CEO Brian Chesky

I messaggi SMS e WhatsApp, direttamente dal PMS

Abbiamo introdotto due nuovi strumenti che potete usare per comunicare con i vostri clienti: i messaggi SMS e WhatsApp, direttamente dal PMS.

Gli SMS si possono utilizzare per le comunicazioni urgenti o molto sintetiche (es. “Attenzione, late check-in entro le 24:00, chiavi nella cassetta all’ingresso: codice 4378”).

WhatsApp si può usare, in combinazione con le app desktop di WhatsApp e WhatsApp business, per tutta la comunicazione con i clienti e Quovai vi aiuterà a gestire i modelli dei messaggi in modo strutturato e veloce.

Per gli SMS in questa fase di test abbiamo messo a disposizione alcuni invii di test che verranno effettuati dall’identificativo alfanumerico QUOVAI. Dopodiché sarà necessario per la struttura a) decidere da che numero oppure identificativo alfanumerico inviare i messaggi, b) acquistare un pacchetto di SMS da inviare (di vari tagli anche piccoli).

Per WhatsApp sarà necessaria l’installazione sul vostro computer dell’app Desktop di WhatsApp per collegare il vostro account Business (meglio) o personale.

Potete vedere un’anteprima del funzionamento di questi nuovi strumenti nel nostro video sul nostro canale YouTube.

Maggiori informazioni:

Novità: Inviare SMS agli ospiti con Quovai PMS

Aprire una struttura ricettiva, tutti gli adempimenti

Così volete aprire una struttura ricettiva? Per esempio, una Casa Vacanze? Un Bed and Breakfast?

Per prima cosa la SCIA

Presso il comune dove si intende aprire la struttura ricettiava va presentata la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), che sostituisce tutti gli adempimenti autorizzativi.

E’ l’imprenditore che, conoscendo le normative di riferimento e ritenendo di essere in possesso dei requisiti richiesti, presenta la SCIA e avvia la propria attività.

Dopo aver presentato al Comune in cui la struttura ricettiva è ubicata la  SCIA e i documenti necessari per accompagnare la pratica, la struttura potrà avviare subito la sua attività. Ogni regione ha un regolamento a sé per la consegna della SCIA. Per ulteriori informazioni, bisogna chiedere allo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP), presente in tutti i Comuni italiani (e regolamentato dal Dpr 160/2010). È valido su tutto il territorio nazionale il sito www.impresainungiorno.gov.it.

Gli adempimenti successivi

Ci sono varie disposizioni di legge e adempimenti richiesti alle strutture ricettiva. Qui sotto alcune indicazioni riguardo ai principali adempimenti.

Comunicazione all’ISTAT

La struttura ricettiva deve obbligatoriamente comunicare il flusso turistico (arrivi e partenze) all’ISTAT (L’Istituto nazionale di statistica, ente pubblico di ricerca – il principale produttore di statistica ufficiale per l’Italia).

L’Istat si avvale della collaborazione degli Uffici di statistica delle Regioni e delle Province Autonome in indirizzo, i quali, a loro volta, possono avvalersi degli uffici competenti in materia di turismo a livello regionale, provinciale o sub provinciale.

A tale scopo è attivo un apposito sistema informativo di elaborazione dati per ogni regione. Per esempio: Toscana: RICESTAT; Sardegna: SIRED; Reggio Emilia: ROSS1000; Lombardia: ROSS1000; Campania: Rilevatore Turistico Regione Campania; Umbria: TURISMATICA ecc.

Come posso accedere al sistema?

Ogni struttura ricettiva dovrà accedere al sistema informativo tramite un account personale e seguire le indicazioni suggerite dal sito stesso.

Piccole regole

  • E’ opportuno altresì ricordare che le strutture ricettive devono provvedere all’inserimento/caricamento delle rilevazioni statistiche mensili entro e non oltre il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento.
  • La comunicazione dei dati – effettuata con modalità telematica – è obbligatoria anche in assenza di movimento, e va effettuata con cadenza mensile, secondo le prescrizioni impartite dall’ISTAT.
  • I dati raccolti nell’ambito della rilevazione statistica sono tutelati dal SEGRETO STATISTICO (art. 9, D.Lgs. N. 322/1989) e sono sottoposti alla normativa in materia di dati personali (D.Lgs. N. 196/2003 e succ. mod.).

Comunicazione alla QUESTURA

Ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S. (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) , “i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini…..” hanno il dovere di comunicare telematicamente alla Questura le generalità dei propri ospiti mediante il portale Alloggiati Web.

Come posso accedere al portale Alloggiati Web?

Bisogna rivolgersi alla questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso.

Piccole regole

  • Secondo la Gazzetta Ufficiale, pagina 23 (tabella I), la durata massima della permanenza di un ospite è di 30 giorni.
  • Le strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all’arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all’arrivo stesso. (Rif. c.1,2 art.109 T.U.L.P.S. – artt. 1,2 D.M. 07/01/2013.)
  • Le ricevute delle schedine correttamente inviate attraverso il portale Alloggiati Web devono essere conservate per cinque anni.

Comunicazioni agli Uffici Comunali dell’imposta di soggiorno

Detta anche tassa di soggiorno è un’imposta di carattere locale applicata a carico delle persone che alloggiano nelle strutture ricettive di territori classificati come località turistica o città d’arte. L’imposta è adottata e gestita dai singoli uffici comunali.

Piccole regole

  • Vi sono determinate categorie che sono esentate dal pagamento dell’imposta. Le norme che regolano eventuali esenzioni sono comunque stabilite a livello comunale. Il pagamento di quest’imposta dall’ospite potrà essere effettuato sia in contanti che con pagamento elettronico.
  • Registrazione: Alla struttura ricettiva spetta l’obbligo di applicare l’imposta di soggiorno ai singoli clienti che soggiornano presso le loro strutture.
    L’imposta dovrà risultare nel documento fiscale rilasciato (ricevuta fiscale o fattura), deve essere calcolata in base al numero di giorni per i quali deve essere applicata.
  • Rendicontazione: La struttura ricettiva è tenuta a trasmettere mensilmente al Comune, in via telematica, un riepilogo delle registrazioni. Ogni Comune ha predisposto la propria modulistica per l’invio dei dati.
  • Versamento: Con termine mensile o bimestrale le strutture procedono al versamento dell’imposta di soggiorno presso la Tesoreria comunale.
  • La tassa di soggiorno è esclusa dall’imposizione IVA che da quella reddituale. Il codice esenzione da utilizzare nei documenti fiscali per l’imposta di soggiorno è N1 (OPERAZIONI ESCLUSE IVA).

Novità: Nuova procedura per eliminare una prenotazione

Abbiamo introdotto una procedura di sicurezza per eliminare una prenotazione.

Già prima il sistema chiedeva conferma quando si sceglieva Elimina dal menu contestuale della prenotazione sul tableau.

Ora, per evitare eliminazioni accidentali, il sistema chiede anche di inserire un piccolo dato identificativo della prenotazione (cognome, ragione sociale oppure codice quovai della prenotazione).

In questo modo si evita che la reception possa eliminare la prenotazione dal tableau per errore.

 

Il programma “Prenotazioni zero rischi”, cos’è?

OTA

Alcune OTA hanno una modalità di prenotazione cosiddetta “zero rischi” per cui, anche se la vostra finestra di cancellazione è larga (per esempio ad agosto 30 giorni), viene presentata al cliente la camera come “cancellazione libera” fino all’ultimo. Se il cliente cancella, si impegnano a trovarvi un nuovo cliente o a pagarvi il costo della camera (più o meno…).

Perché vi consigliamo di non utilizzarla e vi chiediamo di rimuoverla se la state utilizzando

1) In pratica questa modalità altro non è che un ALLOTMENT MASCHERATO. L’OTA mette una bandierina sulla vostra camera in alta stagione perché i clienti prenotano subito attratti dalla cancellazione libera. Poi continua a sostituire il cliente sino all’ultimo. Vi occupa la camera e ci mette dentro chi vuole. Nel turismo questa pratica ha un nome e si chiama allotment. Dareste un allotment ad un’OTA per le due settimane centrali di agosto? No. E allora non concedetegli nemmeno la “zero rischi”.

2) Le tariffe non sono trasparenti. Può succedere che l’OTA prenoti una camera con tariffa piena e poi all’ultimo minuto cancelli la camera e la sostituisca con una prenotazione a tariffa scontata Genius oppure single use. Ecco che i rischi, da zero, diventano più tangibili.

3) Tutto il giro delle prenotazioni è molto complicato da leggere. In pratica non riuscite mai a capire se una camera è a vostra disposizione o no. Se ricevete una cancellazione per una “zero rischi” e ci mettete dentro un vostro ospite chiudendo poi la disponibilità sull’extranet o sul channel, il rischio è altissimo di avere un overbooking. Anche per noi come channel manager, è una fonte di confusione molto alta. In generale, non ci assumiamo responsabilità sulle prenotazioni zero rischi perché sono fuori dal nostro controllo.

4) Il cliente si abitua a condizioni di cancellazioni totalmente libere. Quest’anno le ottiene con l’intercessione dell’OTA. Un giorno le pretenderà da voi.

5) Il vantaggio è minimale: la maggior parte di queste “zero rischi” vanno ad impattare su periodi di altissima stagione, dove in ogni caso lo zero rischi ve lo fate da soli perché avete cento telefonate al giorno che vi chiedono una camera. Non ci credete? Provate a vedere quante “zero rischi” vi arriveranno per la terza settimana di novembre.

In conclusione

Vi suggeriamo di non aderire alla modalità “zero rischi” o di disdirla immediatamente dalla sezione Struttura e poi Condizioni, andando in fondo sino alla sezione “Prenotazioni zero rischi”, se per caso o per sfortuna l’avete sottoscritta.