Scadenza per fatture attive e passive e ricevute

E’ possibile indicare una data di scadenza per le fatture attive e passive. Tale data rappresenta la data in cui è necessario pagare una fattura (o ricevere il pagamento). In questo modo potete tenere traccia delle scadenze di pagamenti. E’ stato anche aggiunto il campo pagato alle fatture passive.

Abbiamo anche aggiunto, nella lista delle fatture, la possibilità di ricercare per data di creazione, data emissione documento (default) e data di scadenza.

Regole per le carte di credito europee (SCA+PSD2)

Dal 1° gennaio 2021 è entrata in vigore la SCA (Strong Customer Authentication – autenticazione forte) che è uno dei pilastri della seconda direttiva europea sui servizi di pagamento (PSD2) e che richiede una autenticazione aggiuntiva per le transazioni con carta di credito effettuate da remoto (senza avere la carta di credito del titolare “in mano”).

Da notare:

  • L’autenticazione SCA si applica ai pagamenti online “avviati dal cliente” sul territorio europeo.
  • I requisiti si applicano alle transazioni in cui sia la banca dell’azienda sia l’istituto bancario del titolare della carta si trovano nello Spazio economico europeo (SEE).
  • La nuova data di applicazione del regolamento SCA sarà il 14 di settembre 2021 per il Regno Unito (a prescindere dalla Brexit).

Cosa significa e come vi potete muovere nelle varie situazioni?

Cliente prenota alla reception
Con il cliente in reception nulla cambia perché avete la carta di credito in mano (addebito tramite POS). La SCA non è necessaria.

Cliente prenota al telefono/tramite e-mail
Cliente al telefono (transazioni c.d. MOTO – Mail Order Telephone Order) o richiesta tramite e-mail. La SCA non è necessaria (per il momento). Regolate i pagamenti come di solito. L’esito della transazione dipende dalla configurazione del vostro POS (chiedere alla Banca) e dagli algoritmi di valutazione del rischio che mettono in pratica gli enti emittenti. Se volete avere qualcosa di più sicuro utilizzate il link di pagamento Quovai (leggete qui il nostro articolo che si trova nella Guida Quovai sul PMS) e inviatelo al cliente per generare un token di pagamento Stripe che poi utilizzerete per addebitare il cliente in un secondo momento.

Cliente prenota sul vostro sito con booking engine
Diversi scenari:

    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS e addebitate l’importo al momento della prenotazione.
    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS e addebitate l’importo entro sette (7) giorni dal momento della prenotazione (pre-autorizzazione).
    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS, non addebitate l’importo immediatamente ma ottenete un token (un riferimento dentro la piattaforma di Stripe) che potrete usare in futuro.
    • Non usate Stripe, ricevete dal PMS il numero della carta di credito visibile, ma vi esponete al rischio che al momento di utilizzare la carta la transazione sia rifiutata oppure il cliente possa contestare (in casi estremi) l’importo.
    • Non usate Stripe, chiedete la carta di credito a garanzia ma la ignorate mettendo in conto un certo numero di no show ogni anno (comunque limitati dal fatto che il cliente inserendo la carta di credito è responsabilizzato).

Cliente prenota su OTA (es. Booking.com)
Diversi scenari:

  • Hotel collect con carta di credito comunicata a voi, ovvero cliente inserisce la carta ma paga da voi (ricevete la carta tramite extranet o channel manager): vi esponete al rischio che al momento di utilizzare la carta la transazione sia rifiutata oppure il cliente possa contestare (in casi estremi l’importo)
  • OTA collect con carta virtuale (per metodi di pagamento diversi da carta di credito, es. Paypal, WeChat, etc). L’OTA addebita il cliente al momento della prenotazione. L’OTA si occupa della SCA e per voi non ci sono problemi. Al momento del check-in potrete addebitare la carta virtuale.
  • OTA collect con prepagamento esclusivo. L’OTA addebita il cliente e vi paga con bonifico mensile l’importo delle prenotazioni dedotte le commissioni. L’OTA si occupa della SCA e per voi non ci sono problemi.

Cosa fare?

  • Se non avete Stripe, aprite un account Stripe. Contattaci per collegarlo a Quovai (il collegamento è gratuito).
  • Se avete Stripe, contattaci per collegarlo a Quovai (il collegamento è gratuito).
  • Se volete modificare le condizioni di pagamento presso le OTA contattate direttamente i loro servizi clienti.

Iniziamo ad usare la firma elettronica!

Abbiamo optato per una migliore gestione digitale del nostro workflow. Siamo passati alla firma elettronica per la parte amministrativa del nostro lavoro. Offriamo la flessibilità ai nostri clienti di firmare i nostri preventivi e contratti su qualsiasi dispositivo PC, tablet o smartphone! Non serve più la stampante, riduciamo il consumo di carta insieme.

Un piccolo contributo verso il tema della sostenibilità ambientale…

31.01.21: Aggiornamenti tecnici

Domenica 31/1, tra le 22:00 e le 24:00

installeremo due funzionalità importanti:

  • l’automazione email (la possibilità di mandare messaggi automatici) e
  • il collegamento ISTAT per il Gies (per le strutture delle aree coperte)

Durante quel periodo, è possibile che ci siano brevi interruzioni o rallentamenti del servizio, dovuti alla necessità di aggiornamenti tecnici.

Novità: la nuova versione della nostra PMS è pronta

La nuova versione della nostra Property Management Suite (PMS+) è pronta: è iniziato il programma di beta test dedicato a un numero limitato di strutture.

Il nostro calendario di rollout
Dal 1 luglio 2020 abbiamo testato la nuova versione internamente adeguando la gestione dello schermo alle varie modalità di accesso (PC, tablet e smartphone) che non erano previste dalla versione precedente, che ha vissuto e servito molte strutture per oltre dieci anni.

Dal 1 settembre 2020 è iniziata la seconda fase, che durerà per tutto il mese di settembre: le strutture coinvolte nel programma di test utilizzeranno la nuova versione senza vedersi precluso l’accesso alla precedente e potranno così influenzare lo sviluppo della dashboard e dei nuovi strumenti di gestione.

Dal 1 ottobre 2020, una volta terminata la fase di test degli utenti selezionati, tutti potranno utilizzare la nuova versione di Quovai; la versione precedente sarà accessibile sino al 31 dicembre 2020. La nuova versione vi offrirà nuovi tool di analisi dei dati, migliorie nella user experience e una maggiore efficienza nel recupero dei dati che vi saranno presentati sullo schermo. I nuovi strumenti saranno disponibili solo nella nuova versione; sulla versione precedente non verranno fatte modifiche né altri interventi tecnici.

Dal 1 gennaio 2021 la vecchia versione verrà dismessa e sarà possibile usare solo quella nuova.

Alcuni dei vantaggi immediati della nuova versione:

  • abbandono della doppia autenticazione
  • migliore user experience per utilizzo su smartphone e tablet
  • utilizzo di un numero maggiore di parametri nella definizione dei piani tariffari (max stay, release e release inverso)

Alcuni dei vantaggi dal 31 ottobre

  • collegamento diretto con Servizio Alloggiati – Polizia di Stato
  • potenziamento dei grafici nella reportistica
  • segmentazione dinamica dei report

Partecipa anche tu al test di Quovai PMS+

Hai ricevuto questa email perché vorremmo che tu partecipassi al periodo di test della nuova versione di Quovai PMS+.

I tuoi suggerimenti e le tue considerazioni saranno presi in considerazione per migliorare l’interfaccia utente e dunque tu potrai influire sulla realizzazione dello strumento che utilizzerai per gestire la tua struttura. Avrai cosi a disposizione un software che sarà in grado di soddisfare meglio le tue esigenze nella gestione e nella reportistica.

Rispondi a questa mail con “voglio partecipare al test di Quovai PMS+” e ti invieremo le credenziali con cui accedere al sistema

Novità: BETA TESTING per Quovai!

Vorremmo che alcuni di voi cominciassero adesso ad utilizzare la nuova versione di Quovai.

Cos’è il beta testing “riservato”?
Il beta testing riservato si riferisce ad una fase di prova e collaudo della nuova versione del nostro gestionale Quovai, non ancora rilasciato ufficialmente. Per il beta testing riservato, abbiamo scelto ed
invitato un numero limitato di utenti a partecipare.

Cos’è il nostro scopo?
Lo scopo è di trovare eventuali errori, arresti, anomalie ed altre informazioni di sistema e di segnalarceli. Ovviamente le vostre idee sui possibili miglioramenti e sulle modifiche al design sono benvenute.

Cos’è la nostra premessa?
Il PMS dovrebbe essere nello stato di avere tutte le funzionalità complete per la nuova versione di rilascio. Il PMS dovrebbe essere stabile ma potrebbero esserci alcuni problemi che emergono necessariamente solo con l’utilizzo reale da parte dell’utente.

Quanto tempo dura il beta testing?

Inizia il 31 di agosto e finisce alla fine di settembre.

Per qualsiasi chiarimento contattateci a supporto@quovai.com

Novità: Opzioni camera (setup) nel report housekeeping

Opzioni camera (setup) nel report housekeeping

Nel report housekeeping vengono ora mostrate le opzioni camera (Gestione > Opzioni camera) anche dette setup o configurazione camera.

Tali opzioni possono essere impostate sulla prenotazione.

Nel report vengono ora mostrate anche le età dei bambini.

Flag “tutto pagato” e “da gestire”

Ci sono due nuove flag nella scheda della prenotazione che segnalano situazioni particolari o ne facilitano la gestione.

La flag Tutto pagato viene  impostata automaticamente (ma può essere anche impostata manualmente) quando tutti gli addebiti di una prenotazione sono pagati.

La flag Da gestire significa che bisogna fare qualcosa con la prenotazione e viene impostata quando arriva una nuova prenotazione dal channel.

Quando una prenotazione è marcata come “Da gestire”, la trovate nel box “In osservazione” nell’home page del PMS.

Questo comportamento va abilitato impostando l’opzione Marca le nuove prenotazioni channel come da gestire nelle impostazioni.

Usufruire del voucher ovvero ottenere il rimborso (COVID-19)

Tenuto conto della specificità della situazione contingente, il Legislatore italiano si è attivato adottando misure urgenti volte a contrastare la diffusione del virus COVID-19 ed, al contempo, a contenere gli effetti negativi che esso sta producendo sul tessuto socio-economico nazionale.

A tale scopo e con specifico riferimento al settore turistico, il dl 2 marzo 2020, n. 9, ha previsto puntuali misure nel senso sopra indicato, finalizzate ad evitare di porre in ulteriore difficoltà le Imprese del Turismo (tour operator o agenzia di viaggio) che, a causa delle cessazione di ogni forma di viaggio, hanno azzerato la loro produzione e che, pertanto, non sarebbero nella possibilità di eseguire il rimborso di somme che non sono più nel loro patrimonio.

In tal senso, il D.L. 9/2020, nel disporre le misure relative al Rimborso di titoli di viaggio e pacchetti turistici, all’art. 28, comma 5, ha espressamente statuito che: “In caso di recesso, l’organizzatore può offrire al viaggiatore un pacchetto sostitutivo di qualità equivalente o superiore, può procedere al rimborso nei termini previsti dai commi 4 e 6 dell’art. 41 del citato decreto legislativo 23 maggio 2011, n.79, oppure può emettere un voucher, da utilizzare entro un anno dalla sua emissione, di importo pari al rimborso spettante”.

Il tenore letterale del testo normativo non lascia adito a dubbio alcuno circa il fatto che la scelta in merito alle gestione delle conseguenze del recesso dal pacchetto turistico – con l’adozione di una tra le opzioni indicate – è rimessa esclusivamente all’organizzatore (C e non al viaggiatore, contrariamente a quanto affermato da alcune Associazioni di Consumatori.

L’intento perseguito dal Legislatore italiano risponde all’esigenza precisa e prioritaria di evitare di porre le aziende in default finanziario, consentendo loro di emettere un voucher di valore corrispondente alle somme versate dai viaggiatori in alternativa al rimborso del prezzo.