Scadenza per fatture attive e passive e ricevute

E’ possibile indicare una data di scadenza per le fatture attive e passive. Tale data rappresenta la data in cui è necessario pagare una fattura (o ricevere il pagamento). In questo modo potete tenere traccia delle scadenze di pagamenti. E’ stato anche aggiunto il campo pagato alle fatture passive.

Abbiamo anche aggiunto, nella lista delle fatture, la possibilità di ricercare per data di creazione, data emissione documento (default) e data di scadenza.

Regole per le carte di credito europee (SCA+PSD2)

Dal 1° gennaio 2021 è entrata in vigore la SCA (Strong Customer Authentication – autenticazione forte) che è uno dei pilastri della seconda direttiva europea sui servizi di pagamento (PSD2) e che richiede una autenticazione aggiuntiva per le transazioni con carta di credito effettuate da remoto (senza avere la carta di credito del titolare “in mano”).

Da notare:

  • L’autenticazione SCA si applica ai pagamenti online “avviati dal cliente” sul territorio europeo.
  • I requisiti si applicano alle transazioni in cui sia la banca dell’azienda sia l’istituto bancario del titolare della carta si trovano nello Spazio economico europeo (SEE).
  • La nuova data di applicazione del regolamento SCA sarà il 14 di settembre 2021 per il Regno Unito (a prescindere dalla Brexit).

Cosa significa e come vi potete muovere nelle varie situazioni?

Cliente prenota alla reception
Con il cliente in reception nulla cambia perché avete la carta di credito in mano (addebito tramite POS). La SCA non è necessaria.

Cliente prenota al telefono/tramite e-mail
Cliente al telefono (transazioni c.d. MOTO – Mail Order Telephone Order) o richiesta tramite e-mail. La SCA non è necessaria (per il momento). Regolate i pagamenti come di solito. L’esito della transazione dipende dalla configurazione del vostro POS (chiedere alla Banca) e dagli algoritmi di valutazione del rischio che mettono in pratica gli enti emittenti. Se volete avere qualcosa di più sicuro utilizzate il link di pagamento Quovai (leggete qui il nostro articolo che si trova nella Guida Quovai sul PMS) e inviatelo al cliente per generare un token di pagamento Stripe che poi utilizzerete per addebitare il cliente in un secondo momento.

Cliente prenota sul vostro sito con booking engine
Diversi scenari:

    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS e addebitate l’importo al momento della prenotazione.
    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS e addebitate l’importo entro sette (7) giorni dal momento della prenotazione (pre-autorizzazione).
    • Usate Stripe (come payment gateway) tramite Quovai PMS, non addebitate l’importo immediatamente ma ottenete un token (un riferimento dentro la piattaforma di Stripe) che potrete usare in futuro.
    • Non usate Stripe, ricevete dal PMS il numero della carta di credito visibile, ma vi esponete al rischio che al momento di utilizzare la carta la transazione sia rifiutata oppure il cliente possa contestare (in casi estremi) l’importo.
    • Non usate Stripe, chiedete la carta di credito a garanzia ma la ignorate mettendo in conto un certo numero di no show ogni anno (comunque limitati dal fatto che il cliente inserendo la carta di credito è responsabilizzato).

Cliente prenota su OTA (es. Booking.com)
Diversi scenari:

  • Hotel collect con carta di credito comunicata a voi, ovvero cliente inserisce la carta ma paga da voi (ricevete la carta tramite extranet o channel manager): vi esponete al rischio che al momento di utilizzare la carta la transazione sia rifiutata oppure il cliente possa contestare (in casi estremi l’importo)
  • OTA collect con carta virtuale (per metodi di pagamento diversi da carta di credito, es. Paypal, WeChat, etc). L’OTA addebita il cliente al momento della prenotazione. L’OTA si occupa della SCA e per voi non ci sono problemi. Al momento del check-in potrete addebitare la carta virtuale.
  • OTA collect con prepagamento esclusivo. L’OTA addebita il cliente e vi paga con bonifico mensile l’importo delle prenotazioni dedotte le commissioni. L’OTA si occupa della SCA e per voi non ci sono problemi.

Cosa fare?

  • Se non avete Stripe, aprite un account Stripe. Contattaci per collegarlo a Quovai (il collegamento è gratuito).
  • Se avete Stripe, contattaci per collegarlo a Quovai (il collegamento è gratuito).
  • Se volete modificare le condizioni di pagamento presso le OTA contattate direttamente i loro servizi clienti.

Turismo, laboratori digitali per addetti ed operatori per prepararsi alla ripartenza

Collaborare per promuovere le destinazioni della Toscana

Il ciclo di diciassette incontri partirà lunedì 25 gennaio. Appuntamento on line e partecipazione gratuita.

https://team.toscanapromozione.it/ 

Novità: Connessi all’ISTAT e Gies

Quovai consente l’invio automatico delle statistiche obbligatorie all’ISTAT direttamente dal gestionale.

Siamo connessi con il Ricestat che copre le seguenti province:

  • Arezzo
  • Livorno
  • Lucca
  • Grosseto
  • Massa Carrara
  • Siena

e con il Gies che copre le seguenti province e regioni:

  • Emilia-romagna
  • Piemonte
  • Calabria
  • Abruzzo
  • Firenze
  • Prato

Iniziamo ad usare la firma elettronica!

Abbiamo optato per una migliore gestione digitale del nostro workflow. Siamo passati alla firma elettronica per la parte amministrativa del nostro lavoro. Offriamo la flessibilità ai nostri clienti di firmare i nostri preventivi e contratti su qualsiasi dispositivo PC, tablet o smartphone! Non serve più la stampante, riduciamo il consumo di carta insieme.

Un piccolo contributo verso il tema della sostenibilità ambientale…

Novità: Automazione email

Abbiamo attivato la funzionalità di automazione email, che vi consente di inviare mail ai clienti (o a voi stessi) in corrispondenza di certi eventi legati alle prenotazioni o ai preventivi (creazione, check-in, check-out, etc…).

In questa prima fase la funzionalità è disponibile su richiesta, vi chiediamo cortesemente di contattarci se siete interessati.

Potete guardare questo breve video per saperne di più.

31.01.21: Aggiornamenti tecnici

Domenica 31/1, tra le 22:00 e le 24:00

installeremo due funzionalità importanti:

  • l’automazione email (la possibilità di mandare messaggi automatici) e
  • il collegamento ISTAT per il Gies (per le strutture delle aree coperte)

Durante quel periodo, è possibile che ci siano brevi interruzioni o rallentamenti del servizio, dovuti alla necessità di aggiornamenti tecnici.

Novità: Etichette custom per prenotazioni e preventivi

Guardate il video esplicativo.

E’ possibile definire delle etichette (per esempio “Da pulire a fondo”, “Da fatturare all’azienda”, “Cliente difficile”, “Riferito da amici”, etc…) che potete associare a prenotazioni e preventivi per una migliore categorizzazione.

Ogni struttura può definire etichette personalizzate, a seconda delle proprie necessità.

Al momento non vengono utilizzate nei report e liste, ma sono solo visualizzate quando si apre una prenotazione o un preventivo. A breve le inseriremo anche nei filtri dei report e nelle liste.

Verificate se le nuove funzionalità possono essere di vostro interesse! Nel dubbio, contattateci.

Bonus vacanze: proroga fino al giugno 2021

L’articolo 5, comma 6, del decreto Ristori ha prorogato il bonus vacanze fino al 30 giugno 2021, ma è necessario ricordare che la nuova scadenza riguarda solo il suo utilizzo e non la domanda che doveva essere  presentata entro il 31 dicembre 2020.

Bonus vacanze proroga 2021
Come usare il Bonus Vacanze come Struttura Ricettiva

Aggiorniamo i progressivi per 2021…

All’inizio di ogni anno nuovo, ci ricordiamo di aggiornare i progressivi per ricevute e fatture. 

Da notare però: Non è necessario che la numerazione delle fatture sia progressiva per “anno solare” (ripartendo ogni anno dalla fattura numero 1), fermo restando la condizione di identificazione univoca della fattura/ricevuta emessa.

Come si fa?
Menu alla sinistra
Sotto Fatturazione > Progressivi e poi con la scheda che si apre cliccare su Nuovo